Hồ sơ nhà đầu tư FDI cần hợp pháp hóa Apostille theo Công ước La Hay

Hướng dẫn chi tiết các giấy tờ nước ngoài bắt buộc phải hợp pháp hóa lãnh sự hoặc xin dấu Apostille khi làm thủ tục đăng ký đầu tư FDI tại Việt Nam áp dụng từ năm 2026

Từ cột mốc 11/09/2026, quy trình hợp thức hóa giấy tờ nước ngoài phục vụ thủ tục đăng ký đầu tư trực tiếp nước ngoài (FDI) vào Việt Nam có sự thay đổi mang tính đột phá nhờ việc Việt Nam chính thức áp dụng Công ước Apostille (Công ước La Hay 1961). Nhà đầu tư nước ngoài đến từ 125 quốc gia thành viên chỉ cần chứng nhận tem Apostille tại cơ quan có thẩm quyền ở nước gốc là được miễn hoàn toàn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Lãnh sự quán.

1. DANH MỤC HỒ SƠ PHÁP LÝ FDI BẮT BUỘC HỢP THỨC HÓA GIẤY TỜ

Khi thực hiện các thủ tục xin cấp Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC), thành lập doanh nghiệp FDI (ERC), góp vốn/mua cổ phần hoặc thành lập Văn phòng đại diện/Chi nhánh, nhà đầu tư nước ngoài phải tiến hành chứng nhận Apostille hoặc Hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) đối với các nhóm hồ sơ sau:

1.1. Hồ sơ đối với Nhà đầu tư là Tổ chức / Doanh nghiệp nước ngoài

Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh / Giấy phép thành lập (Certificate of Incorporation / Business Registration): Giấy tờ xác thực tư pháp về sự tồn tại hợp pháp của pháp nhân mẹ ở nước ngoài.
Điều lệ công ty (Articles of Association / Charter): Căn cứ thẩm quyền đại diện, cơ cấu quản trị và quy chế hoạt động của doanh nghiệp đầu tư.
Báo cáo tài chính 02 năm gần nhất đã kiểm toán (Audited Financial Statements): Tài liệu chứng minh năng lực tài chính của nhà đầu tư theo quy định của Luật Đầu tư Việt Nam.
Văn bản xác nhận số dư tài khoản ngân hàng / Cam kết hỗ trợ tài chính (Bank Balance Confirmation / Financial Guarantee): Chứng minh nguồn vốn thực góp đáp ứng quy mô dự án.
Nghị quyết / Quyết định của Hội đồng quản trị hoặc Hội đồng thành viên (Board Resolution): Văn bản thông qua chủ trương đầu tư tại Việt Nam và chỉ định người đại diện quản lý phần vốn góp.
Văn bản ủy quyền / Quyết định bổ nhiệm (Power of Attorney / Appointment Letter): Ủy quyền cho cá nhân làm Đại diện theo pháp luật của công ty FDI hoặc Đại diện quản lý vốn góp tại Việt Nam.
Bản sao Hộ chiếu của Người đại diện theo ủy quyền: Giấy tờ định danh cá nhân của người được chỉ định quản lý.

1.2. Hồ sơ đối với Nhà đầu tư là Cá nhân nước ngoài

Hộ chiếu cá nhân (Passport): Bản sao chiếu khán định danh nhà đầu tư còn hiệu lực.
Văn bản xác nhận số dư tài khoản ngân hàng (Bank Statement): Cấp bởi ngân hàng thương mại xác nhận năng lực tài chính cá nhân tương ứng với số vốn đăng ký.

1.3. Hồ sơ nhân sự chủ chốt & Chuyên gia nước ngoài làm việc cho dự án FDI

Phiếu lý lịch tư pháp (Police Clearance Certificate): Do cơ quan có thẩm quyền nước gốc cấp trong thời hạn 06 tháng phục vụ xin Giấy phép lao động và Thẻ tạm trú.
Bằng tốt nghiệp Đại học / Chứng chỉ chuyên môn (Diplomas / Certificates): Giấy tờ chứng minh trình độ chuyên gia, nhà quản lý hoặc lao động kỹ thuật.
Văn bản xác nhận kinh nghiệm làm việc (Work Experience Confirmation): Xác nhận tối thiểu 03 năm kinh nghiệm công tác ở vị trí tương đương tại nước ngoài.

2. PHÂN LOẠI QUY TRÌNH HỢP THỨC HÓA THEO NGUỒN GỐC QUỐC GIA

Căn cứ hướng dẫn tại Công văn 7751/BNG-LS của Bộ Ngoại giao, quy trình xử lý hồ sơ FDI nước ngoài được phân định cụ thể theo mốc từ ngày 11/09/2026:

Nhóm Quốc Gia Phát Hành Giấy Tờ	Quy Trình Hợp Thức Hóa Hồ Sơ FDI	Các Bước Thực Hiện Chi Tiết
125 Quốc gia thành viên áp dụng Apostille (Mỹ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Trung Quốc, Singapore, Anh, Pháp, Úc...)	Miễn Hợp pháp hóa lãnh sự. Chỉ cần chứng nhận Apostille.	Bước 1: Cấp tem Apostille tại cơ quan có thẩm quyền ở nước gốc. Bước 2: Dịch thuật công chứng sang tiếng Việt và nộp trực tiếp tại Việt Nam.
Ngoại lệ 03 nước phản đối (Đức, Áo, Cộng hòa Séc)	Bắt buộc Hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống (do 03 nước này phản đối Việt Nam gia nhập).	Bước 1: Chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao nước gốc. Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự tại ĐSQ/LSQ Việt Nam ở nước đó. Bước 3: Dịch thuật công chứng tiếng Việt.
Vương quốc Thái Lan	Áp dụng cơ chế chuyển tiếp.	Trước 28/02/2027: Hợp pháp hóa lãnh sự 02 bước. Từ 28/02/2027: Chuyển sang dùng chứng nhận Apostille.
Các quốc gia chưa tham gia Công ước La Hay (Lào, Campuchia, UAE, Ai Cập...)	Bắt buộc Hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống.	Thực hiện chứng nhận lãnh sự Bộ Ngoại giao nước gốc và Hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam.

3. LƯU Ý PHÁP LÝ QUAN TRỌNG KHI NỘP HỒ SƠ FDI TẠI VIỆT NAM

Giá trị của Apostille điện tử (e-Apostille): Giấy tờ pháp lý của nhà đầu tư đăng ký dưới dạng e-Apostille (có mã tra cứu QR hoặc chứng thư số) từ các nước như Hoa Kỳ, Anh, Singapore, Philippines, Tây Ban Nha... được công nhận giá trị pháp lý tương đương bản giấy. Cơ quan tiếp nhận hồ sơ đầu tư (Sở Kế hoạch & Đầu tư, Ban Quản lý KCN/KKT) sẽ tra cứu trực tiếp trên Sổ đăng ký điện tử (e-Register) của quốc gia đó.
Phân định thẩm quyền theo vùng lãnh thổ đặc thù: Giấy tờ doanh nghiệp thành lập tại các vùng lãnh thổ tự trị hoặc hải ngoại phải do đúng cơ quan thẩm quyền vùng đó cấp Apostille. Ví dụ: Giấy đăng ký kinh doanh tại Hồng Kông do Chánh Văn phòng Tòa án cấp cao Hồng Kông chứng nhận; giấy tờ tại Quần đảo Cayman/BVI do Văn phòng Thống đốc/Cơ quan dịch vụ doanh nghiệp tại địa phương cấp.
Quy định dịch thuật hồ sơ FDI: Văn bản giấy tờ công bằng tiếng nước ngoài phải dịch ra tiếng Việt và công chứng/chứng thực theo quy định. Riêng con tem Apostille gắn liền không bắt buộc phải dịch rời; cơ quan tiếp nhận không được quyền từ chối hồ sơ chỉ vì con tem Apostille thể hiện bằng tiếng Anh/Pháp.
Chống từ chối tiếp nhận sai quy định: Căn cứ Công văn 7751/BNG-LS, các cơ quan tiếp nhận thủ tục hành chính tại Việt Nam không được yêu cầu nhà đầu tư thực hiện lại thủ tục HPHLS đối với các giấy tờ đã có tem Apostille hợp lệ.

Việc nắm vững danh mục hồ sơ và quy trình Apostille mới giúp các nhà đầu tư nước ngoài rút ngắn từ 2-3 tuần chuẩn bị thủ tục, tối ưu hóa thời gian giải ngân và sớm đưa dự án FDI vào vận hành chính thức tại Việt Nam.