Hồ sơ đề nghị cấp giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động mới nhất

Giấy xác nhận không thuộc diện cấp Giấy phép lao động (thường gọi là Giấy xác nhận miễn Giấy phép lao động) là văn bản pháp lý do cơ quan quản lý nhà nước về lao động cấp, chấp thuận cho người lao động nước ngoài được làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà không cần xin Giấy phép lao động (GPLĐ).

Căn cứ quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, việc cấp Giấy xác nhận miễn GPLĐ có một số điểm mới quan trọng mà doanh nghiệp cần nắm rõ:

• Tích hợp giải trình trên Mẫu số 03: Thủ tục đề nghị cấp Giấy xác nhận được tích hợp nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trên Mẫu số 03 qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, lược bỏ thủ tục giải trình nhu cầu riêng biệt trước đó.
• Thời hạn cấp phép: Giấy xác nhận có thời hạn tối đa không quá 02 năm và chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa không quá 02 năm.
• Thời điểm nộp hồ sơ: Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đề nghị cấp Giấy xác nhận trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 60 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.

1. Trường hợp phải xin Giấy xác nhận và trường hợp chỉ cần Thông báo

Pháp luật phân chia lao động nước ngoài thuộc diện miễn GPLĐ thành 2 nhóm thủ tục riêng biệt:

2. Danh mục Hồ sơ đề nghị cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ

Bộ phận Nhân sự (HR) chuẩn bị bộ hồ sơ số hóa đính kèm khi nộp trực tuyến bao gồm các thành phần sau:

• Văn bản đề nghị (Mẫu số 03): Kê khai trực tiếp thông tin tích hợp giải trình nhu cầu và đề nghị cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ trên Cổng Dịch vụ công.
• Giấy khám sức khỏe: Do cơ sở y tế đủ điều kiện tại Việt Nam hoặc nước ngoài cấp trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp trong vòng 06 tháng hoặc chọn đăng ký liên thông cấp Lý lịch tư pháp điện tử trên hệ thống.
• Văn bản chứng minh thuộc diện không thuộc diện cấp GPLĐ:
  • Di chuyển nội bộ: Văn bản của công ty mẹ ở nước ngoài cử sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam + Văn bản chứng minh đã làm việc tại công ty mẹ ít nhất 12 tháng liên tục (Hợp pháp hóa lãnh sự & Dịch thuật công chứng).
  • Hợp đồng dịch vụ: Hợp đồng cung cấp dịch vụ ký giữa đối tác Việt Nam và nước ngoài.
  • Chào bán dịch vụ: Văn bản của nhà cung cấp dịch vụ cử người vào Việt Nam để chào bán dịch vụ.
  • Tổ chức phi chính phủ: Giấy phép hoạt động của tổ chức NGO/quốc tế tại Việt Nam và văn bản cử nhân sự.
• Hộ chiếu bản sao công chứng: Bản sao công chứng còn giá trị sử dụng.
• 02 ảnh chân dung (4x6 cm): Phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng.
• Bằng chứng thông báo tuyển dụng: Bằng chứng đã đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến trên Cổng thông tin trước ít nhất 05 ngày.

3. Thời hạn hiệu lực và nghĩa vụ tuân thủ sau cấp phép

• Thời hạn hiệu lực: Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ được cấp theo thời hạn của Hợp đồng/Văn bản cử công tác, nhưng tối đa không quá 02 năm.
• Số lần gia hạn: Giấy xác nhận chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa 02 năm.
• Gửi thông báo di chuyển địa điểm: Nếu lao động nước ngoài di chuyển làm việc tại chi nhánh, địa điểm ở tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp phải gửi thông báo qua Cổng Dịch vụ công trước ít nhất 03 ngày làm việc.
• Thu hồi Giấy xác nhận: Khi Giấy xác nhận hết hiệu lực hoặc người lao động chấm dứt làm việc, doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi bản gốc và nộp lại cho cơ quan cấp phép trong vòng 15 ngày.

4. Checklist kiểm soát tuân thủ dành cho Bộ phận HR

• Phân loại chính xác trường hợp của người lao động thuộc diện phải cấp Giấy xác nhận hay chỉ cần gửi Thông báo.
• Đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam trên Cổng thông tin trước ít nhất 05 ngày.
• Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng các văn bản chứng minh do phía nước ngoài cấp.
• Nộp hồ sơ Mẫu số 03 trực tuyến trong khoảng từ 10 đến 60 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
• Thông báo trước 03 ngày làm việc khi lao động di chuyển làm việc tại tỉnh/thành phố khác.
• Thu hồi và nộp lại Giấy xác nhận cho cơ quan cấp phép trong vòng 15 ngày khi hết hiệu lực.

Liên hệ tư vấn

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM là đơn vị sở hữu đầy đủ tư cách pháp nhân, sở hữu trí tuệ hợp pháp cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực hỗ trợ thủ tục đầu tư và doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói, đồng hành cùng doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài trong suốt quá trình chuẩn bị hồ sơ, đăng ký dự án, thành lập công ty, xin giấy phép lao động, visa và thẻ tạm trú tại Việt Nam.

• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM
• Mã số doanh nghiệp: 0108967667
• Website: tuvanquanly.com
• Trụ sở chính: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội
• Chi nhánh: Số 174 Đường Ba Tháng Hai, Phường Hòa Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh