Thủ tục và hồ sơ đề nghị gia hạn giấy phép lao động lần 1 mới nhất

Gia hạn Giấy phép lao động (GPLĐ) lần 1 là thủ tục hành chính bắt buộc đối với người sử dụng lao động khi người lao động nước ngoài chuẩn bị hết hạn GPLĐ nhưng vẫn tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp với đúng vị trí, chức danh công việc và hình thức làm việc đã được cấp phép trước đó.

Căn cứ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình gia hạn GPLĐ lần 1 có những quy định pháp lý quan trọng mà bộ phận Nhân sự (HR) cần lưu ý:

• Số lần gia hạn tối đa: Giấy phép lao động chỉ được phép gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa 02 năm. Sau khi hết thời hạn gia hạn lần 1, nếu người lao động tiếp tục làm việc thì doanh nghiệp phải làm thủ tục đề nghị cấp mới lại từ đầu.
• Tích hợp Mẫu số 03: Thủ tục gia hạn được thực hiện tích hợp trực tiếp thông tin giải trình nhu cầu và đề nghị gia hạn trên Mẫu số 03 qua Cổng Dịch vụ công quốc gia, giúp đơn giản hóa quy trình hành chính.
• Thời điểm nộp hồ sơ bắt buộc: Doanh nghiệp phải gửi hồ sơ đề nghị gia hạn trong khoảng thời gian từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày Giấy phép lao động hết hạn.

1. Điều kiện được gia hạn Giấy phép lao động lần 1

Để được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chấp thuận gia hạn GPLĐ lần 1, người lao động nước ngoài và doanh nghiệp sử dụng lao động phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

1. GPLĐ hiện tại còn hiệu lực: Giấy phép lao động đã được cấp còn thời hạn từ 10 ngày đến 60 ngày tính đến thời điểm nộp hồ sơ.
2. Không thay đổi vị trí công việc: Người lao động tiếp tục làm việc đúng vị trí công việc, chức danh công việc (Nhà quản lý, Giám đốc điều hành, Chuyên gia hoặc Lao động kỹ thuật) ghi trong GPLĐ đã được cấp.
3. Có văn bản chấp thuận/chứng minh tiếp tục làm việc:
   • Hình thức Hợp đồng lao động: Có thỏa thuận/văn bản đồng ý tiếp tục giao kết hợp đồng lao động của hai bên.
   • Hình thức Di chuyển nội bộ: Có văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người lao động tiếp tục sang làm việc tại hiện diện thương mại ở Việt Nam.
   • Hình thức Hợp đồng kinh tế/Dự án: Có phụ lục hợp đồng, thỏa thuận kinh tế hoặc văn bản gia hạn tiến độ dự án/gói thầu.
4. Đủ điều kiện sức khỏe: Có giấy khám sức khỏe còn giá trị theo quy định pháp luật.

2. Danh mục Hồ sơ đề nghị gia hạn Giấy phép lao động lần 1

Chuẩn bị đầy đủ danh mục hồ sơ số hóa là yếu tố quyết định giúp hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng trên Cổng Dịch vụ công. Bộ hồ sơ gia hạn GPLĐ lần 1 bao gồm:

• Văn bản đề nghị gia hạn GPLĐ (Mẫu số 03): Kê khai đầy đủ thông tin tích hợp giải trình nhu cầu và đề nghị gia hạn trực tiếp trên hệ thống.
• Giấy phép lao động bản gốc đã được cấp: Bản scan rõ nét Giấy phép lao động cũ còn hiệu lực.
• Giấy khám sức khỏe: Do cơ sở y tế đủ điều kiện tại Việt Nam hoặc nước ngoài cấp trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Văn bản chứng minh người lao động tiếp tục làm việc:
  • Trường hợp Hợp đồng lao động: Văn bản thỏa thuận tiếp tục giao kết Hợp đồng lao động.
  • Trường hợp Di chuyển nội bộ: Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người lao động tiếp tục sang làm việc (Hợp pháp hóa lãnh sự & Dịch thuật công chứng).
  • Trường hợp Thực hiện hợp đồng/dự án: Phụ lục gia hạn hợp đồng kinh tế hoặc văn bản gia hạn tiến độ gói thầu/dự án.
• Hộ chiếu bản sao công chứng: Bản sao công chứng toàn bộ quyển hộ chiếu còn giá trị sử dụng theo quy định.
• 02 ảnh chân dung (4x6 cm): Phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, không đeo kính màu, chụp trong vòng 06 tháng.
• Bằng chứng thông báo tuyển dụng: Bằng chứng đã đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào vị trí gia hạn trên Cổng thông tin điện tử trước ít nhất 05 ngày.

3. Quy trình 5 bước nộp hồ sơ gia hạn GPLĐ lần 1 online

Toàn bộ quy trình xin gia hạn GPLĐ lần 1 được thực hiện trên môi trường điện tử qua Cổng Dịch vụ công quốc gia:

Bước 1: Rà soát thời hạn và đăng thông báo tuyển dụng

• HR rà soát thời hạn GPLĐ cũ. Doanh nghiệp thực hiện đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến gia hạn trước ít nhất 05 ngày tính đến ngày nộp hồ sơ trực tuyến.

Bước 2: Chuẩn bị và hợp pháp hóa lãnh sự chứng từ

• Chuẩn bị Giấy khám sức khỏe, văn bản gia hạn/cử công tác của phía nước ngoài (thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt nếu phát hành ở nước ngoài).

Bước 3: Kê khai Mẫu số 03 trực tuyến

• Đại diện doanh nghiệp sử dụng VNeID doanh nghiệp hoặc Chữ ký số truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Điền đầy đủ thông tin Mẫu số 03 tích hợp và tải lên các tệp file đính kèm dưới dạng PDF/JPEG rõ nét.

Bước 4: Thẩm định hồ sơ gia hạn

• Cơ quan chuyên môn về lao động (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp/Khu kinh tế) tiếp nhận và thẩm định hồ sơ trực tuyến.

Bước 5: Nhận kết quả và gửi báo cáo hợp đồng

• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền thực hiện gia hạn Giấy phép lao động. Trường hợp từ chối gia hạn sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do.
• Ngay sau khi được gia hạn GPLĐ (đối với hình thức Hợp đồng lao động), doanh nghiệp và người lao động tiến hành ký kết Hợp đồng lao động mới và gửi 01 bản sao hợp đồng đã ký tới cơ quan cấp phép.

4. Mức xử phạt hành chính đối với Doanh nghiệp theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Nghị định 283/2026/NĐ-CP siết chặt chế tài xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, quy định mức phạt tiền đối với tổ chức/doanh nghiệp gấp 02 lần so với cá nhân:

5. HR Compliance Checklist – Các bước kiểm soát rủi ro gia hạn

• Cài đặt hệ thống nhắc lịch tự động theo dõi hạn GPLĐ trước 60 ngày.
• Đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam trên Cổng thông tin trước nhất 05 ngày.
• Thu thập Giấy khám sức khỏe còn hạn và Văn bản thỏa thuận/cử công tác tiếp tục làm việc.
• Nộp Mẫu số 03 trên Cổng Dịch vụ công trong khung thời gian từ 10 đến 60 ngày trước ngày GPLĐ hết hạn.
• Ký kết Hợp đồng lao động mới và gửi 01 bản sao về cơ quan cấp phép sau khi nhận kết quả gia hạn.
• Gửi thông báo trước 03 ngày làm việc nếu nhân sự di chuyển làm việc tại chi nhánh/địa điểm thuộc tỉnh khác.
• Chuẩn bị kế hoạch cấp mới lần đầu nếu GPLĐ gia hạn lần 1 chuẩn bị hết 2 năm (do không được gia hạn lần 2).

Liên hệ tư vấn

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM là đơn vị sở hữu đầy đủ tư cách pháp nhân, sở hữu trí tuệ hợp pháp cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực hỗ trợ thủ tục đầu tư và doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói, đồng hành cùng doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài trong suốt quá trình chuẩn bị hồ sơ, đăng ký dự án, thành lập công ty, xin giấy phép lao động, visa và thẻ tạm trú tại Việt Nam.

• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM
• Mã số doanh nghiệp: 0108967667
• Website: https://tuvanquanly.com/
• Trụ sở chính: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội
• Chi nhánh: Số 174 Đường Ba Tháng Hai, Phường Hòa Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh