Thủ tục giấy phép lao động theo hình thức hợp đồng lao động mới nhất

Thực hiện hợp đồng lao động là một trong những hình thức tuyển dụng lao động nước ngoài phổ biến nhất tại các doanh nghiệp FDI và tổ chức kinh tế tại Việt Nam. Theo quy định pháp luật lao động, đây là trường hợp người lao động nước ngoài dự kiến làm việc cho doanh nghiệp Việt Nam theo hình thức giao kết hợp đồng lao động trực tiếp với doanh nghiệp, tổ chức đó.

Căn cứ theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình xin cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) đã có những cải cách đột phá nhằm cắt giảm thủ tục hành chính:

• Tích hợp thủ tục: Doanh nghiệp không còn phải nộp hồ sơ giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài riêng biệt trước hàng tháng trời như trước. Nội dung giải trình này hiện đã được tích hợp trực tiếp vào Mẫu đơn đề nghị cấp Giấy phép lao động (Mẫu số 03).
• Số hóa 100% qua Cổng Dịch vụ công: Toàn bộ quy trình nộp hồ sơ, theo dõi tiến độ và nhận kết quả đều được thực hiện trên hệ thống điện tử.
• Liên thông thủ tục: Cho phép doanh nghiệp nộp đồng thời hồ sơ cấp GPLĐ và đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp bản điện tử, giúp giảm thiểu đáng kể thời gian chuẩn bị.

Việc nắm vững các điều kiện, hồ sơ và quy trình cấp mới GPLĐ theo hình thức hợp đồng lao động giúp bộ phận Nhân sự (HR) chủ động kế hoạch tuyển dụng, tránh vi phạm các quy định về xử phạt hành chính theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

1. Tiêu chuẩn 4 vị trí công việc được cấp Giấy phép lao động

Doanh nghiệp chỉ được tuyển dụng lao động nước ngoài vào làm việc theo hình thức hợp đồng lao động đối với 4 vị trí công việc cụ thể. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định tiêu chuẩn chi tiết cho từng vị trí như sau:

Vị trí Nhà quản lý (Manager)

• Khái niệm: Là người quản lý doanh nghiệp theo quy định của Luật Doanh nghiệp hoặc là người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
• Yêu cầu bằng cấp / Kinh nghiệm: Không bắt buộc bằng cấp chuyên ngành cụ thể nhưng phải chứng minh được quyền hạn quản lý thông qua giấy tờ pháp lý của doanh nghiệp.
• Chứng từ chứng minh: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Điều lệ công ty, Quyết định bổ nhiệm.

Vị trí Giám đốc điều hành (Executive Director)

• Khái niệm: Là người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc người trực tiếp điều hành ít nhất một lĩnh vực của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và chịu sự chỉ đạo, quản lý trực tiếp của người đứng đầu.
• Yêu cầu kinh nghiệm: Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí dự kiến quản lý.
• Chứng từ chứng minh: Quyết định bổ nhiệm vị trí Giám đốc điều hành, Văn bản xác nhận tối thiểu 03 năm kinh nghiệm do cơ quan/doanh nghiệp nước ngoài cấp.

Vị trí Chuyên gia (Expert)

• Yêu cầu bằng cấp: Có bằng đại học trở lên hoặc tương đương.
• Yêu cầu kinh nghiệm:
  • Trường hợp thông thường: Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến làm việc tại Việt Nam.
  • Trường hợp thuộc lĩnh vực ưu tiên: Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm áp dụng đối với các ngành tài chính, công nghệ, chuyển đổi số quốc gia, đổi mới sáng tạo, khoa học công nghệ.
• Chứng từ chứng minh: Bằng đại học (đã hợp pháp hóa lãnh sự) và Văn bản xác nhận kinh nghiệm/chuyên gia.

Vị trí Lao động kỹ thuật (Technical Worker)

• Phương án 1 (Có bằng đào tạo): Được đào tạo ít nhất 01 năm về chuyên ngành kỹ thuật hoặc chuyên ngành khác + Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp.
• Phương án 2 (Không có bằng đào tạo): Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm việc phù hợp với vị trí công việc dự kiến đảm nhận.
• Chứng từ chứng minh: Chứng chỉ đào tạo chuyên ngành 1 năm + Xác nhận kinh nghiệm 2 năm, hoặc Xác nhận kinh nghiệm 3 năm.

2. Danh mục hồ sơ xin cấp mới Giấy phép lao động theo hình thức HĐLĐ

Để quá trình xét duyệt hồ sơ online diễn ra thuận lợi, bộ phận HR cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ số hóa theo checklist dưới đây:

3. Quy trình 5 bước thực hiện thủ tục cấp mới GPLĐ online

Thủ tục cấp mới Giấy phép lao động theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động được vận hành hoàn toàn trên môi trường số. HR doanh nghiệp triển khai theo đúng 5 bước chuẩn hóa sau:

Bước 1: Đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam

• Doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện đăng thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào các vị trí dự kiến tuyển dụng lao động nước ngoài.
• Thời gian: Thực hiện trước ít nhất 05 ngày tính đến ngày nộp hồ sơ xin cấp GPLĐ.
• Địa điểm đăng: Đăng tải trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ (Cục Việc làm) hoặc Trung tâm Dịch vụ việc làm địa phương nơi doanh nghiệp đặt trụ sở, các trang thông tin tuyển dụng, các trang đăng tuyển thông báo tuyển dụng.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự và Dịch thuật công chứng

• Tất cả các chứng từ do nước ngoài cấp (Bằng đại học, chứng chỉ đào tạo, văn bản xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp nước ngoài) phải được Hợp pháp hóa lãnh sự bởi Đại sứ quán/Lãnh sự quán Việt Nam tại nước sở tại hoặc Bộ Ngoại giao Việt Nam.
• Sau khi hợp pháp hóa lãnh sự, toàn bộ văn bản phải được dịch thuật sang tiếng Việt và chứng thực chữ ký người dịch theo đúng quy định pháp luật.

Bước 3: Nộp hồ sơ tích hợp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia

• Thời hạn nộp: Doanh nghiệp thực hiện gửi hồ sơ trực tuyến trong khoảng thời hạn từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc.
• Khai báo Mẫu số 03: Đại diện doanh nghiệp sử dụng Tài khoản định danh điện tử (VNeID doanh nghiệp) hoặc Chữ ký số để truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia. Điền đầy đủ thông tin giải trình nhu cầu và thông tin người lao động vào Mẫu số 03 tích hợp.
• Đính kèm tệp tin: Tải lên các file bản scan từ bản gốc hoặc bản sao công chứng của toàn bộ danh mục hồ sơ đã chuẩn bị ở Bước 2.

Bước 4: Đăng ký liên thông cấp Phiếu lý lịch tư pháp điện tử

• Trường hợp người lao động đã nhập cảnh Việt Nam và chưa có Phiếu lý lịch tư pháp, HR chọn chức năng "Liên thông thủ tục" trên hệ thống.
• Hệ thống sẽ tự động đồng bộ dữ liệu đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp bản điện tử vào hồ sơ cấp Giấy phép lao động, giảm bớt khâu đi lại và nộp bản giấy trực tiếp.

Bước 5: Nhận kết quả, ký Hợp đồng lao động và gửi báo cáo

• Thời gian xử lý: Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền sẽ duyệt và cấp Giấy phép lao động điện tử/bản cứng. Trường hợp không cấp, cơ quan thẩm quyền sẽ phát hành văn bản trả lời nêu rõ lý do trong thời hạn 03 ngày làm việc.
• Giao kết Hợp đồng lao động: Ngay sau khi người lao động nước ngoài được cấp Giấy phép lao động, doanh nghiệp và người lao động tiến hành ký kết hợp đồng lao động bằng văn bản trước ngày dự kiến làm việc.
• Gửi bản sao HĐLĐ: Doanh nghiệp gửi bản sao hợp đồng lao động đã ký tới cơ quan có thẩm quyền đã cấp giấy phép lao động đó khi có yêu cầu.

4. Thời hạn hiệu lực và các nghĩa vụ sau khi được cấp GPLĐ

Thời hạn của Giấy phép lao động

Căn cứ Nghị định 219/2025/NĐ-CP, Giấy phép lao động được cấp theo hình thức thực hiện hợp đồng lao động có thời hạn theo thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết, nhưng tối đa không quá 02 năm.

• Giấy phép lao động chỉ được phép gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa không quá 02 năm.
• Khi hết thời hạn gia hạn, nếu doanh nghiệp tiếp tục muốn sử dụng lao động nước ngoài đó thì phải làm lại thủ tục xin cấp mới từ đầu.

Nghĩa vụ thông báo khi thay đổi địa điểm làm việc

• Trường hợp người lao động nước ngoài làm việc cho doanh nghiệp tại nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác nhau, hoặc di chuyển sang địa điểm làm việc mới ngoài tỉnh/thành phố đã đăng ký:
• Nghĩa vụ HR: Doanh nghiệp phải gửi thông báo qua Cổng Dịch vụ công trước ít nhất 03 ngày làm việc trước ngày người lao động đến làm việc tại địa điểm mới.

Nghĩa vụ thu hồi và nộp lại GPLĐ khi chấm dứt hợp đồng

• Khi hợp đồng lao động chấm dứt hoặc Giấy phép lao động hết hiệu lực, doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi bản gốc Giấy phép lao động.
• Thời hạn nộp lại: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày Giấy phép lao động hết hiệu lực, doanh nghiệp phải nộp lại bản gốc GPLĐ kèm văn bản báo cáo cho cơ quan cấp phép.

5. Mức xử phạt hành chính đối với doanh nghiệp FDI theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI) cần đặc biệt lưu ý tính tuân thủ pháp luật lao động. Nghị định 283/2026/NĐ-CP quy định nguyên tắc áp dụng mức phạt tiền đối với tổ chức/doanh nghiệp gấp 02 lần so với mức phạt áp dụng cho cá nhân.

Ngoài ra, đối với bản thân người lao động nước ngoài làm việc không có GPLĐ hoặc GPLĐ đã hết hiệu lực, mức phạt tiền cá nhân sẽ từ 15.000.000 đến 25.000.000 VNĐ và đối mặt với hình thức xử phạt bổ sung là buộc trục xuất khỏi lãnh thổ Việt Nam.

6. Hướng dẫn kiểm soát rủi ro pháp lý cho HR (HR Compliance Checklist)

• Kiểm tra tính hợp lệ của bằng cấp và thâm niên kinh nghiệm ứng viên tối thiểu 30 ngày trước khi nộp hồ sơ.

• Thực hiện đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam trên hệ thống trước ít nhất 05 ngày.

• Thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ nước ngoài.

• Đăng ký và hoàn thành nộp Mẫu số 03 trên Cổng Dịch vụ công quốc gia trong cửa sổ thời gian từ 10 đến 60 ngày trước ngày làm việc dự kiến.

• Tiến hành ký Hợp đồng lao động bằng văn bản ngay sau khi có kết quả duyệt cấp GPLĐ.

• Nộp thông báo trước 03 ngày làm việc khi nhân sự nước ngoài chuyển địa điểm công tác sang tỉnh/thành phố khác.

• Lập lịch theo dõi hạn hiệu lực GPLĐ (tối đa 2 năm) và thực hiện thủ tục gia hạn hoặc thu hồi nộp trả trong vòng 15 ngày khi hợp đồng chấm dứt.

Liên hệ tư vấn

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM là đơn vị sở hữu đầy đủ tư cách pháp nhân, sở hữu trí tuệ hợp pháp cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực hỗ trợ thủ tục đầu tư và doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói, đồng hành cùng doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài trong suốt quá trình chuẩn bị hồ sơ, đăng ký dự án, thành lập công ty, xin giấy phép lao động, visa và thẻ tạm trú tại Việt Nam.

• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM
• Mã số doanh nghiệp: 0108967667
• Website: tuvanquanly.com
• Trụ sở chính: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội
• Chi nhánh: Số 174 Đường Ba Tháng Hai, Phường Hòa Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh