Thủ tục giấy phép lao động dành cho lao động điều chuyển từ doanh nghiệp FDI nước ngoài

Trường hợp Được điều chuyển từ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp FDI ở nước ngoài sang Việt Nam làm việc (trừ trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp) áp dụng cho lao động nước ngoài được tổ chức/doanh nghiệp ở nước ngoài cử hoặc điều chuyển sang đơn vị tại Việt Nam, nhưng không đáp ứng đủ điều kiện của hình thức di chuyển nội bộ doanh nghiệp.

Điểm khác biệt căn bản giữa hai hình thức này được thể hiện rõ qua bảng so sánh dưới đây:

1. Tiêu chuẩn 4 vị trí công việc theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Lao động nước ngoài được điều chuyển phải đáp ứng đúng tiêu chuẩn của 1 trong 4 vị trí công việc quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

2. Danh mục hồ sơ xin cấp mới Giấy phép lao động trường hợp Điều chuyển từ FDI

Bộ phận Nhân sự (HR) của đơn vị tiếp nhận tại Việt Nam cần chuẩn bị bộ hồ sơ số hóa theo danh mục dưới đây:

• Văn bản đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu số 03): Tích hợp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài kê khai trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Văn bản điều chuyển/cử người lao động sang Việt Nam: Do cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp FDI ở nước ngoài phát hành, nêu rõ việc điều chuyển nhân sự sang Việt Nam làm việc (Hợp pháp hóa lãnh sự & Dịch thuật công chứng).
• Văn bằng, chứng chỉ / Xác nhận kinh nghiệm: Bằng đại học, chứng chỉ đào tạo, văn bản xác nhận kinh nghiệm phù hợp với vị trí chuyên gia/nhà quản lý/lao động kỹ thuật (Hợp pháp hóa lãnh sự & Dịch thuật công chứng).
• Giấy khám sức khỏe: Do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp.
• Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp trong vòng 06 tháng hoặc chọn đăng ký liên thông điện tử trên hệ thống.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC) hoặc Giấy phép thành lập tổ chức/VPĐD tại Việt Nam.
• Hộ chiếu bản sao công chứng và 02 ảnh 4x6 cm (nền trắng, chụp không quá 06 tháng).
• Bằng chứng thông báo tuyển dụng: Bằng chứng đã đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến điều chuyển trước ít nhất 05 ngày.

3. Quy trình 5 bước nộp hồ sơ xin cấp mới GPLĐ online

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình xin cấp GPLĐ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia gồm các bước sau:

Bước 1: Thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam

• Doanh nghiệp tiếp nhận tại Việt Nam đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến tiếp nhận lao động điều chuyển.
• Thời gian: Thực hiện trước ít nhất 05 ngày tính đến ngày nộp hồ sơ trực tuyến.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự và Dịch thuật công chứng

• Các chứng từ do phía nước ngoài cấp bao gồm: Văn bản điều chuyển nhân sự, bằng cấp, chứng chỉ đào tạo, văn bản xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp nước ngoài phải được Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Bước 3: Nộp hồ sơ Mẫu số 03 trên Cổng Dịch vụ công

• Thời hạn nộp: Trong khoảng thời hạn từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
• Thao tác: Sử dụng VNeID doanh nghiệp hoặc Chữ ký số truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, kê khai Mẫu số 03 và đính kèm các tệp file PDF/JPEG rõ nét.

Bước 4: Tích hợp liên thông Lý lịch tư pháp điện tử

• Doanh nghiệp chọn tiện ích liên thông để đồng bộ việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp điện tử tại Việt Nam (nếu người lao động đã nhập cảnh), giảm thủ tục hồ sơ giấy.

Bước 5: Nhận kết quả Giấy phép lao động và ký Hợp đồng lao động

• Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền duyệt cấp Giấy phép lao động. Trường hợp từ chối sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.
• Nghĩa vụ quan trọng: Sau khi được cấp GPLĐ, doanh nghiệp tại Việt Nam và người lao động phải tiến hành ký kết Hợp đồng lao động trực tiếp (hoặc thỏa thuận làm việc) trước ngày dự kiến làm việc, sau đó gửi 01 bản sao hợp đồng đã ký tới cơ quan cấp phép.

4. Thời hạn hiệu lực và nghĩa vụ sau cấp phép

• Thời hạn của Giấy phép lao động: GPLĐ cấp cho hình thức điều chuyển từ FDI nước ngoài có thời hạn theo thời hạn của Hợp đồng lao động hoặc Văn bản điều chuyển, nhưng tối đa không quá 02 năm. GPLĐ chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa 02 năm.
• Thông báo địa điểm làm việc: Trường hợp người lao động điều chuyển sang làm việc tại chi nhánh hoặc địa điểm thuộc tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp phải gửi thông báo qua Cổng Dịch vụ công trước ít nhất 03 ngày làm việc.
• Thu hồi GPLĐ hết hạn: Trong vòng 15 ngày kể từ ngày GPLĐ hết hiệu lực hoặc thời hạn điều chuyển kết thúc, doanh nghiệp tại Việt Nam có trách nhiệm thu hồi bản gốc và nộp lại cho cơ quan cấp phép.

5. Mức xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Nghị định 283/2026/NĐ-CP siết chặt chế tài xử phạt, quy định mức phạt tiền đối với tổ chức/doanh nghiệp gấp 02 lần so với cá nhân:

6. Checklist kiểm soát tuân thủ cho Bộ phận HR

• Xác định chính xác hồ sơ thuộc trường hợp điều chuyển từ FDI nước ngoài (không nhầm lẫn với di chuyển nội bộ).
• Hợp pháp hóa lãnh sự Văn bản điều chuyển nhân sự và các chứng từ chuyên môn, bằng cấp.
• Nộp Mẫu số 03 trên Cổng Dịch vụ công trước từ 10 đến 60 ngày so với ngày dự kiến làm việc.
• Ký kết Hợp đồng lao động và gửi 01 bản sao về cơ quan cấp phép sau khi nhận GPLĐ.
• Gửi thông báo trước 03 ngày làm việc nếu nhân sự di chuyển sang làm việc tại tỉnh khác.
• Thu hồi và nộp lại GPLĐ cho cơ quan cấp phép trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc đợt điều chuyển.

Liên hệ tư vấn

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM là đơn vị sở hữu đầy đủ tư cách pháp nhân, sở hữu trí tuệ hợp pháp cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực hỗ trợ thủ tục đầu tư và doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói, đồng hành cùng doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài trong suốt quá trình chuẩn bị hồ sơ, đăng ký dự án, thành lập công ty, xin giấy phép lao động, visa và thẻ tạm trú tại Việt Nam.

• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM
• Mã số doanh nghiệp: 0108967667
• Website: tuvanquanly.com
• Trụ sở chính: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội
• Chi nhánh: Số 174 Đường Ba Tháng Hai, Phường Hòa Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh