Thủ tục giấy phép lao động cho lao động di chuyển nội bộ doanh nghiệp FDI

Hình thức Di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp là việc nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia và lao động kỹ thuật của một doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại trên lãnh thổ Việt Nam, di chuyển tạm thời trong nội bộ doanh nghiệp sang hiện diện thương mại đó và đã được doanh nghiệp nước ngoài tuyển dụng trước đó ít nhất 12 tháng liên tục.

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp FDI cần lưu ý các điều kiện pháp lý tiên quyết sau để thực hiện thủ tục theo hình thức này:

• Điều kiện thâm niên: Người lao động nước ngoài phải được doanh nghiệp mẹ ở nước ngoài tuyển dụng và làm việc liên tục tối thiểu 12 tháng ngay trước thời điểm di chuyển sang Việt Nam.
• Điều kiện hiện diện thương mại: Doanh nghiệp tại Việt Nam phải là hiện diện thương mại hợp pháp của doanh nghiệp nước ngoài (bao gồm: Công ty con, Chi nhánh, Văn phòng đại diện, Công ty 100% vốn nước ngoài hoặc Công ty liên doanh).
• 11 ngành dịch vụ cam kết WTO: Hiện diện thương mại thuộc các ngành dịch vụ theo Cam kết thương mại dịch vụ của Việt Nam với WTO (như kinh doanh, thông tin, xây dựng, tài chính, du lịch, giáo dục...).

1. Tiêu chuẩn 4 vị trí công việc theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP

Khi làm thủ tục di chuyển nội bộ, nhân sự được bổ nhiệm phải đáp ứng đúng tiêu chuẩn của 1 trong 4 vị trí công việc sau:

2. Checklist danh mục hồ sơ xin cấp mới Giấy phép lao động di chuyển nội bộ

Khác với hình thức thực hiện hợp đồng lao động, hồ sơ di chuyển nội bộ bắt buộc phải có văn bản chứng minh thâm niên 12 tháng tại công ty mẹ và văn bản cử sang làm việc.

• Văn bản đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu số 03): Tích hợp giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.

• Văn bản của doanh nghiệp nước ngoài cử người lao động sang làm việc: Nêu rõ vị trí, thời hạn di chuyển và mô tả công việc (Hợp pháp hóa lãnh sự & Dịch thuật công chứng).

• Văn bản chứng minh người lao động đã được tuyển dụng: Chứng minh làm việc tại công ty mẹ ít nhất 12 tháng liên tục ngay trước khi di chuyển (Hợp đồng lao động ở nước ngoài, xác nhận đóng BHXH, hoặc xác nhận nộp thuế thu nhập).

• Giấy tờ chứng minh hiện diện thương mại: Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, hoặc Giấy phép thành lập Chi nhánh/VPĐD của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.

• Văn bằng, chứng chỉ / Xác nhận kinh nghiệm: Bằng đại học, chứng chỉ đào tạo, văn bản xác nhận kinh nghiệm theo tiêu chuẩn vị trí (Hợp pháp hóa lãnh sự & Dịch thuật công chứng).

• Giấy khám sức khỏe: Do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp trong thời hạn 12 tháng.

• Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp trong vòng 6 tháng hoặc chọn đăng ký liên thông điện tử trên hệ thống.

• Hộ chiếu bản sao công chứng và 02 ảnh 4x6 cm (nền trắng, chụp không quá 6 tháng).

3. Quy trình 4 bước nộp hồ sơ xin cấp mới GPLĐ online

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, quy trình xin cấp GPLĐ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia gồm các bước sau:

Bước 1: Hợp pháp hóa lãnh sự và Dịch thuật công chứng

• Các văn bản do phía nước ngoài cấp: Văn bản cử sang làm việc, xác nhận thâm niên 12 tháng, bằng cấp, xác nhận kinh nghiệm, lý lịch tư pháp nước ngoài phải được Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Bước 2: Nộp hồ sơ tích hợp trên Cổng Dịch vụ công

• Thời gian nộp: Trong khoảng thời hạn từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc tại Việt Nam.
• Thao tác: Sử dụng VNeID doanh nghiệp hoặc Chữ ký số truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, kê khai Mẫu số 03 và đính kèm các tệp sơ đã số hóa.

Bước 3: Tích hợp liên thông Lý lịch tư pháp

• HR đăng ký chức năng liên thông để đồng bộ việc xin cấp Phiếu lý lịch tư pháp điện tử tại Việt Nam (nếu nhân sự đã nhập cảnh), giảm thiểu các khâu nộp bản giấy trực tiếp.

Bước 4: Nhận kết quả Giấy phép lao động

• Sau 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan quản lý lao động sẽ duyệt cấp Giấy phép lao động. Trường hợp từ chối sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.
• Lưu ý: Đối với hình thức di chuyển nội bộ, doanh nghiệp không phải ký hợp đồng lao động trực tiếp tại Việt Nam mà sử dụng Văn bản cử sang làm việc của công ty mẹ.

4. Mức xử phạt vi phạm hành chính đối với Doanh nghiệp FDI theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Nghị định 283/2026/NĐ-CP siết chặt chế tài xử phạt, quy định mức phạt tiền đối với tổ chức/doanh nghiệp gấp 02 lần so với cá nhân:

5. Lỗi thường gặp và Checklist kiểm soát cho Bộ phận Nhân sự (HR)

Các lỗi phổ biến làm trượt hồ sơ di chuyển nội bộ

1. Thiếu văn bản chứng minh 12 tháng liên tục: Giấy xác nhận thâm niên không thể hiện rõ tính "liên tục" hoặc thời gian tính đến ngày di chuyển chưa tròn 12 tháng.
2. Không chứng minh được hiện diện thương mại: Không nộp kèm Giấy chứng nhận đầu tư/Giấy ĐKKD thể hiện mối quan hệ công ty mẹ - công ty con hoặc chi nhánh tại Việt Nam.
3. Mô tả công việc không khớp: Chức danh trên Văn bản cử di chuyển không tương thích với bằng cấp chuyên ngành hoặc giấy xác nhận kinh nghiệm chuyên gia.

Checklist tuân thủ quy trình dành cho HR

• Xác minh chính xác nhân sự đã làm việc tại công ty mẹ đủ 12 tháng liên tục.

• Hợp pháp hóa lãnh sự Văn bản cử di chuyển và Giấy xác nhận thâm niên 12 tháng.

• Nộp Mẫu số 03 trên Cổng Dịch vụ công trước từ 10 đến 60 ngày so với ngày dự kiến làm việc.

• Gửi thông báo trước 03 ngày làm việc nếu nhân sự di chuyển sang làm việc tại chi nhánh/nhà máy ở tỉnh khác.

• Thu hồi và nộp lại GPLĐ cho cơ quan cấp phép trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày kết thúc đợt di chuyển nội bộ.

Liên hệ tư vấn

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM là đơn vị sở hữu đầy đủ tư cách pháp nhân, sở hữu trí tuệ hợp pháp cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực hỗ trợ thủ tục đầu tư và doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói, đồng hành cùng doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài trong suốt quá trình chuẩn bị hồ sơ, đăng ký dự án, thành lập công ty, xin giấy phép lao động, visa và thẻ tạm trú tại Việt Nam.

• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM
• Mã số doanh nghiệp: 0108967667
• Website: tuvanquanly.com
• Trụ sở chính: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội
• Chi nhánh: Số 174 Đường Ba Tháng Hai, Phường Hòa Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh