Thủ tục giấy phép lao động cho chủ sở hữu, thành viên góp vốn dưới 3 tỷ đồng

Theo quy định pháp luật lao động Việt Nam, nhà đầu tư nước ngoài là Chủ sở hữu, Thành viên góp vốn của công ty TNHH hoặc Chủ tịch HĐQT, Thành viên HĐQT của công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên thuộc diện Miễn Giấy phép lao động (chỉ cần gửi thông báo thông tin trước 03 ngày làm việc).

Tuy nhiên, đối với trường hợp giá trị góp vốn dưới 3 tỷ đồng, cá nhân nước ngoài bắt buộc phải thực hiện thủ tục xin cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) như các vị trí lao động thông thường trước khi làm việc và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam.

Căn cứ Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục cấp mới GPLĐ cho đối tượng này có các điểm cải cách số hóa nổi bật:

• Tích hợp giải trình nhu cầu: Nội dung giải trình lý do sử dụng lao động nước ngoài được tích hợp trực tiếp vào Mẫu số 03 trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, xóa bỏ bước xin chấp thuận nhu cầu riêng biệt.
• Đăng ký liên thông: Hỗ trợ liên thông nộp đồng thời hồ sơ xin cấp GPLĐ và Phiếu lý lịch tư pháp điện tử.
• Thẩm định tư cách Nhà quản lý: Trọng tâm hồ sơ nằm ở giấy tờ chứng minh tư cách góp vốn và quyền quản lý doanh nghiệp theo Luật Doanh nghiệp.

1. Tiêu chuẩn vị trí Nhà quản lý đối với nhà đầu tư vốn dưới 3 tỷ đồng

Cá nhân góp vốn dưới 3 tỷ đồng làm thủ tục cấp GPLĐ sẽ được xếp vào vị trí Nhà quản lý. Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định cụ thể về tiêu chuẩn vị trí này như sau:

2. Danh mục hồ sơ xin cấp mới Giấy phép lao động cho nhà đầu tư vốn dưới 3 tỷ

Doanh nghiệp nơi cá nhân góp vốn/đảm nhiệm chức danh quản lý cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ số hóa bao gồm các chứng từ sau:

• Văn bản đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu số 03): Kê khai tích hợp nội dung giải trình trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC): Bản sao công chứng thể hiện rõ tên cá nhân và giá trị vốn góp/cổ phần dưới 3 tỷ đồng.
• Điều lệ công ty & Sổ đăng ký thành viên/cổ đông: Chứng minh vị trí Chủ tịch HĐQT, Thành viên HĐQT, Chủ sở hữu hoặc Thành viên góp vốn.
• Giấy chứng nhận phần vốn góp / Xác nhận góp vốn: Văn bản xác nhận đã hoàn tất góp vốn vào tài khoản vốn đầu tư trực tiếp của doanh nghiệp.
• Giấy khám sức khỏe: Do bệnh viện/cơ sở y tế đủ điều kiện cấp trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp trong vòng 06 tháng (do Việt Nam hoặc nước ngoài cấp) hoặc thực hiện đăng ký liên thông điện tử.
• Hộ chiếu bản sao công chứng và 02 ảnh 4x6 cm (phông nền trắng, chụp không quá 06 tháng).
• Bằng chứng thông báo tuyển dụng: Bằng chứng đã đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào vị trí quản lý trước ít nhất 05 ngày.

3. Quy trình 5 bước nộp hồ sơ xin cấp GPLĐ online

Quy trình cấp mới GPLĐ trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia được thực hiện theo 5 bước chuẩn hóa:

Bước 1: Đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam

• Doanh nghiệp thực hiện đăng thông báo tuyển dụng người lao động Việt Nam vào vị trí Nhà quản lý dự kiến tuyển dụng.
• Thời gian: Thực hiện trước ít nhất 05 ngày tính đến ngày nộp hồ sơ xin cấp GPLĐ trực tuyến.

Bước 2: Chuẩn bị và thẩm định chứng từ pháp lý

• HR hoặc bộ phận pháp lý rà soát Giấy ĐKKD, Sổ đăng ký cổ đông, Giấy xác nhận góp vốn, Giấy khám sức khỏe và các văn bản chứng minh tư cách quản lý theo Luật Doanh nghiệp.
• Trường hợp giấy tờ tư cách do nước ngoài cấp (nếu có) phải thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt.

Bước 3: Nộp hồ sơ Mẫu số 03 trên Cổng Dịch vụ công

• Thời hạn nộp: Trong khoảng thời hạn từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày cá nhân nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc/quản lý.
• Thao tác: Sử dụng Tài khoản VNeID doanh nghiệp hoặc Chữ ký số truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, điền Mẫu số 03 tích hợp và tải lên tệp hồ sơ PDF/JPEG rõ nét.

Bước 4: Tích hợp liên thông Lý lịch tư pháp điện tử

• Nếu nhà đầu tư đã nhập cảnh và cư trú tại Việt Nam, doanh nghiệp chọn tiện ích liên thông để đồng bộ việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp điện tử trực tiếp vào hệ thống cấp GPLĐ.

Bước 5: Nhận kết quả Giấy phép lao động

• Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền cấp Giấy phép lao động. Trường hợp từ chối, cơ quan cấp phép ra văn bản trả lời nêu rõ lý do trong vòng 03 ngày làm việc.
• Lưu ý: Sau khi nhận GPLĐ, nhà đầu tư là Chủ sở hữu/Cổ đông quản lý không bắt buộc phải ký hợp đồng lao động cá nhân nếu giữ vai trò quản lý theo Điều lệ doanh nghiệp và Luật Doanh nghiệp.

4. Thời hạn hiệu lực và nghĩa vụ tuân thủ sau cấp phép

• Thời hạn của Giấy phép lao động: GPLĐ cấp cho nhà đầu tư có vốn góp dưới 3 tỷ đồng có thời hạn theo thời hạn hoạt động của dự án/doanh nghiệp hoặc theo nhiệm kỳ của HĐQT/Thành viên HĐTV, nhưng tối đa không quá 02 năm. GPLĐ chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa 02 năm.
• Thông báo địa điểm làm việc: Trường hợp doanh nghiệp có chi nhánh hoặc nhà đầu tư làm việc tại các địa điểm thuộc tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp phải gửi thông báo qua Cổng Dịch vụ công trước ít nhất 03 ngày làm việc.
• Nghĩa vụ thu hồi GPLĐ: Khi nhà đầu tư chuyển nhượng vốn, rút khỏi danh sách HĐQT/thành viên góp vốn hoặc GPLĐ hết hạn, doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi bản gốc và nộp lại cho cơ quan cấp phép trong vòng 15 ngày.

5. Mức xử phạt hành chính đối với Doanh nghiệp FDI theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức/doanh nghiệp gấp 02 lần so với mức phạt áp dụng cho cá nhân:

6. Checklist kiểm soát tuân thủ dành cho Bộ phận HR / Legal

• Đối chiếu Giấy ĐKKD và xác nhận ngân hàng đảm bảo vốn góp của nhà đầu tư dưới 3 tỷ đồng (để xác định đúng thủ tục cấp GPLĐ thay vì Miễn GPLĐ).
• Chuẩn bị Điều lệ, Quyết định bổ nhiệm, Sổ đăng ký cổ đông/thành viên thể hiện rõ chức danh Nhà quản lý.
• Nộp Mẫu số 03 online trên Cổng Dịch vụ công trong khoảng 10 đến 60 ngày trước ngày dự kiến làm việc.
• Gửi thông báo trước 03 ngày làm việc nếu nhà đầu tư di chuyển công tác/quản lý tại tỉnh khác.
• Thu hồi và nộp lại GPLĐ cho cơ quan cấp phép trong vòng 15 ngày khi hết nhiệm kỳ hoặc chuyển nhượng hết vốn.

Liên hệ tư vấn

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM là đơn vị sở hữu đầy đủ tư cách pháp nhân, sở hữu trí tuệ hợp pháp cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực hỗ trợ thủ tục đầu tư và doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói, đồng hành cùng doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài trong suốt quá trình chuẩn bị hồ sơ, đăng ký dự án, thành lập công ty, xin giấy phép lao động, visa và thẻ tạm trú tại Việt Nam.

• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM
• Mã số doanh nghiệp: 0108967667
• Website: tuvanquanly.com
• Trụ sở chính: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội
• Chi nhánh: Số 174 Đường Ba Tháng Hai, Phường Hòa Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh