Thủ tục gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động

Theo quy định pháp luật lao động Việt Nam, người lao động nước ngoài thuộc diện miễn Giấy phép lao động (GPLĐ) phải làm thủ tục đề nghị cấp Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động trước khi bắt đầu làm việc (trừ một số trường hợp đặc biệt chỉ cần gửi thông báo).

Khi Giấy xác nhận này gần hết hiệu lực nhưng người lao động nước ngoài vẫn tiếp tục làm việc tại doanh nghiệp/tổ chức với đúng vị trí, chức danh và hình thức làm việc cũ, người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục đề nghị gia hạn Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.

Căn cứ Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục gia hạn này có các điểm mới đáng chú ý:

• Tích hợp Mẫu số 03: Thủ tục gia hạn được thực hiện tích hợp thông tin trên Mẫu số 03 trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công quốc gia, giúp giản lược hồ sơ giải trình riêng biệt.
• Thời hạn xin gia hạn: Doanh nghiệp phải nộp hồ sơ gia hạn trong thời hạn từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày Giấy xác nhận cũ hết hạn.
• Số lần gia hạn: Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ chỉ được gia hạn 01 lần với thời hạn tối đa không quá 02 năm. Nếu tiếp tục làm việc sau khi hết thời hạn gia hạn, doanh nghiệp phải làm thủ tục đề nghị cấp mới lại từ đầu.

1. Đối tượng thuộc diện được gia hạn Giấy xác nhận miễn GPLĐ

Việc gia hạn áp dụng cho lao động nước ngoài đã được cấp Giấy xác nhận miễn GPLĐ còn hiệu lực và tiếp tục làm việc thuộc các đối tượng quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP:

2. Danh mục hồ sơ đề nghị gia hạn Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ

Bộ phận Nhân sự (HR) cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ số hóa đính kèm trên Cổng Dịch vụ công quốc gia:

• Văn bản đề nghị gia hạn (Mẫu số 03): Kê khai đầy đủ thông tin tích hợp giải trình nhu cầu và đề nghị gia hạn trực tuyến.
• Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ đã được cấp: Bản gốc hoặc bản sao công chứng Giấy xác nhận cũ đang còn hiệu lực (thời hạn còn từ 10 đến 60 ngày).
• Giấy khám sức khỏe: Do cơ sở y tế đủ điều kiện tại Việt Nam hoặc nước ngoài cấp trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Văn bản chứng minh tiếp tục làm việc:
  • Đối với di chuyển nội bộ: Văn bản của công ty mẹ ở nước ngoài gia hạn thời gian cử người lao động sang làm việc.
  • Đối với hợp đồng kinh tế: Phụ lục gia hạn hợp đồng/thỏa thuận kinh tế ký giữa hai bên.
  • Đối với dự án/gói thầu: Văn bản gia hạn tiến độ dự án hoặc phụ lục hợp đồng thầu.
• Hộ chiếu bản sao công chứng (còn hạn sử dụng theo quy định).
• 02 ảnh 4x6 cm (nền trắng, phông chuẩn quốc tế, chụp không quá 06 tháng).
• Văn bản chấp thuận/pháp lý doanh nghiệp: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (ERC), Giấy phép thành lập VPĐD/Chi nhánh còn thời hạn.

3. Quy trình 5 bước nộp hồ sơ gia hạn online trên Cổng Dịch vụ công

Quy trình gia hạn Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ được chuẩn hóa qua 5 bước:

Bước 1: Rà soát thời hạn và điều kiện gia hạn

• HR kiểm tra thời hạn còn lại trên Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ hiện tại.
• Thời điểm nộp: Thực hiện nộp hồ sơ trong khoảng thời hạn từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày Giấy xác nhận hết hạn.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ gia hạn

• Xin văn bản cử công tác/Phụ lục hợp đồng gia hạn từ đối tác/công ty mẹ ở nước ngoài. Thực hiện Hợp pháp hóa lãnh sự và dịch thuật công chứng sang tiếng Việt nếu văn bản do nước ngoài phát hành.
• Cho người lao động khám sức khỏe tại các bệnh viện đủ điều kiện cấp phép.

Bước 3: Nộp hồ sơ Mẫu số 03 online

• Sử dụng Tài khoản định danh VNeID doanh nghiệp hoặc Chữ ký số truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia.
• Chọn thủ tục "Đề nghị gia hạn giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động", kê khai thông tin Mẫu số 03 tích hợp và tải lên các tệp hồ sơ đính kèm (dạng PDF/JPEG rõ nét).

Bước 4: Thẩm định hồ sơ

• Cơ quan chuyên môn về lao động (Sở Lao động - Thương binh và Xã hội hoặc Ban Quản lý các Khu công nghiệp/Khu kinh tế) tiếp nhận và thẩm định hồ sơ trực tuyến.

Bước 5: Nhận kết quả

• Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền phát hành Giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động (gia hạn). Trường hợp không gia hạn sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do.

4. Thời hạn của Giấy xác nhận gia hạn và các nghĩa vụ bắt buộc sau gia hạn

• Thời hạn gia hạn: Thời hạn của Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ được gia hạn theo thời hạn của Hợp đồng/Văn bản cử công tác/Dự án gia hạn, nhưng tối đa không quá 02 năm.
• Số lần gia hạn tối đa: Chỉ được gia hạn 01 lần. Trường hợp hết thời hạn gia hạn 02 năm mà người lao động tiếp tục làm việc, doanh nghiệp phải làm thủ tục đề nghị cấp mới Giấy xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ.
• Thông báo khi di chuyển làm việc tại tỉnh khác: Trường hợp người lao động di chuyển sang làm việc tại chi nhánh, nhà máy hoặc địa điểm thuộc tỉnh/thành phố khác, doanh nghiệp phải gửi thông báo qua Cổng Dịch vụ công trước ít nhất 03 ngày làm việc.
• Nghĩa vụ nộp lại Giấy xác nhận hết hạn: Khi Giấy xác nhận gia hạn hết hiệu lực hoặc người lao động chấm dứt công tác trước thời hạn, doanh nghiệp có trách nhiệm thu hồi và nộp lại cho cơ quan cấp phép trong thời hạn 15 ngày.

5. Mức xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Nghị định 283/2026/NĐ-CP áp dụng mức phạt tiền đối với tổ chức/doanh nghiệp gấp 02 lần so với mức phạt áp dụng cho cá nhân đối với các vi phạm về quản lý lao động nước ngoài:

6. Checklist kiểm soát tuân thủ cho Bộ phận HR

• Cài đặt lịch nhắc theo dõi thời hạn Giấy xác nhận trước 60 ngày.
• Kiểm tra Giấy xác nhận hiện tại chưa từng qua lần gia hạn nào (do chỉ được gia hạn tối đa 01 lần).
• Chuẩn bị Phụ lục gia hạn hợp đồng/Văn bản cử công tác gia hạn của phía nước ngoài (Hợp pháp hóa lãnh sự nếu cần).
• Thực hiện nộp Mẫu số 03 trên Cổng Dịch vụ công trong khung thời gian từ 10 đến 60 ngày trước ngày hết hạn.
• Gửi thông báo trước 03 ngày làm việc nếu nhân sự di chuyển làm việc tại tỉnh/thành phố khác.
• Thu hồi và nộp lại Giấy xác nhận cũ/hết hạn cho cơ quan cấp phép trong vòng 15 ngày.

Liên hệ tư vấn

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM là đơn vị sở hữu đầy đủ tư cách pháp nhân, sở hữu trí tuệ hợp pháp cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực hỗ trợ thủ tục đầu tư và doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói, đồng hành cùng doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài trong suốt quá trình chuẩn bị hồ sơ, đăng ký dự án, thành lập công ty, xin giấy phép lao động, visa và thẻ tạm trú tại Việt Nam.

• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM
• Mã số doanh nghiệp: 0108967667
• Website: tuvanquanly.com
• Trụ sở chính: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội
• Chi nhánh: Số 174 Đường Ba Tháng Hai, Phường Hòa Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh