Thủ tục cấp giấy phép lao động cho các trường hợp đã được cấp GPLĐ

Trường hợp người lao động nước ngoài đã được cấp Giấy phép lao động (GPLĐ) còn hiệu lực nhưng có sự thay đổi về nơi làm việc, vị trí công việc, chức danh công việc, hình thức làm việc, hoặc chuyển sang làm việc cho người sử dụng lao động khác là tình huống rất phổ biến tại các doanh nghiệp.

Theo quy định tại Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thay vì bắt buộc người lao động phải chuẩn bị toàn bộ hồ sơ phức tạp từ đầu như quy trình cấp mới lần đầu, pháp luật đã thiết lập cơ chế thủ tục giản lược, ưu đãi hơn cho nhóm đối tượng này.

1. Các trường hợp áp dụng thủ tục đề nghị cấp GPLĐ khi đã từng được cấp GPLĐ

Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thủ tục đặc thù này áp dụng đối với người lao động nước ngoài đã được cấp GPLĐ đang còn hiệu lực và thuộc một trong các trường hợp sau:

• Thay đổi doanh nghiệp / Người sử dụng lao động: Người lao động di chuyển sang làm việc cho người sử dụng lao động khác nhưng giữ nguyên vị trí, chức danh công việc.
• Thay đổi vị trí / Chức danh công việc: Người lao động tiếp tục làm việc cho doanh nghiệp cũ nhưng chuyển sang vị trí, chức danh công việc mới (ví dụ: Từ Chuyên gia sang Giám đốc điều hành).
• Thay đổi hình thức làm việc: Chuyển từ hình thức di chuyển nội bộ sang thực hiện hợp đồng lao động hoặc thực hiện các hợp đồng kinh tế.
• Làm việc cho nhiều doanh nghiệp: Người lao động được cử sang làm việc tại chi nhánh, địa điểm kinh doanh hoặc công ty liên kết khác mà trước đó chưa được ghi nhận trên GPLĐ cũ.

2. Ưu điểm nổi bật so với thủ tục cấp mới Giấy phép lao động lần đầu

Sự cải cách trong quy định pháp luật giúp tối ưu hóa thời gian, chi phí và nguồn lực cho bộ phận Nhân sự (HR) của doanh nghiệp:

3. Danh mục hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép lao động trường hợp đã được cấp GPLĐ

Bộ phận HR cần chuẩn bị bộ hồ sơ số hóa đính kèm trên Cổng Dịch vụ công quốc gia bao gồm các chứng từ sau:

• Văn bản đề nghị cấp GPLĐ (Mẫu số 03): Tích hợp nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài kê khai trực tiếp trên Cổng Dịch vụ công.
• Bản sao công chứng Giấy phép lao động đã được cấp: GPLĐ cũ đang còn hiệu lực làm căn cứ pháp lý thay thế cho hồ sơ bằng cấp và văn bản xác nhận kinh nghiệm.
• Giấy khám sức khỏe: Do cơ sở y tế đủ điều kiện cấp trong thời hạn 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.
• Phiếu lý lịch tư pháp: Cấp trong vòng 06 tháng hoặc chọn đăng ký liên thông điện tử trên hệ thống.
• Giấy tờ chứng minh lý do thay đổi:
  • Chuyển doanh nghiệp: Quyết định chấm dứt HĐLĐ/Thỏa thuận chấm dứt HĐLĐ với công ty cũ và Văn bản tuyển dụng/Hợp đồng mới.
  • Thay đổi vị trí: Quyết định bổ nhiệm, quyết định điều chuyển nội bộ sang vị trí mới.
• Hộ chiếu bản sao công chứng và 02 ảnh 4x6 cm (nền trắng, chụp không quá 06 tháng).
• Bằng chứng thông báo tuyển dụng: Bằng chứng đã đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam trước ít nhất 05 ngày.

4. Quy trình 4 bước thực hiện thủ tục trực tuyến trên Cổng Dịch vụ công

Quy trình nộp và xử lý hồ sơ trực tuyến được chuẩn hóa theo 4 bước:

Bước 1: Đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam

Doanh nghiệp nộp thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam vào vị trí dự kiến tuyển dụng trước ít nhất 05 ngày tính đến ngày nộp hồ sơ xin cấp phép trực tuyến.

Bước 2: Chuẩn bị chứng từ thay đổi và hồ sơ sẵn có

HR thu thập bản sao GPLĐ cũ còn hạn, giấy khám sức khỏe tại Việt Nam và các quyết định bổ nhiệm hoặc văn bản chấm dứt hợp đồng liên quan.

Bước 3: Nộp hồ sơ Mẫu số 03 trên Cổng Dịch vụ công

• Thời hạn nộp: Trong khoảng thời hạn từ 60 ngày đến ít nhất 10 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc ở vị trí/doanh nghiệp mới.
• Thao tác: Sử dụng VNeID doanh nghiệp hoặc Chữ ký số truy cập Cổng Dịch vụ công quốc gia, kê khai Mẫu số 03 tích hợp và tải lên các file scan tài liệu rõ nét.

Bước 4: Nhận kết quả Giấy phép lao động

Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan có thẩm quyền xét duyệt và cấp GPLĐ mới. Trường hợp từ chối sẽ có văn bản trả lời nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.

5. Mức xử phạt hành chính đối với Doanh nghiệp theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP

Nghị định 283/2026/NĐ-CP siết chặt chế tài xử phạt, quy định mức phạt tiền áp dụng đối với tổ chức/doanh nghiệp gấp 02 lần so với mức phạt áp dụng cho cá nhân:

6. Checklist kiểm soát tuân thủ dành cho Bộ phận HR

• Kiểm tra Giấy phép lao động hiện tại của người lao động đảm bảo đang còn hiệu lực.
• Thu thập bản chính/bản sao công chứng GPLĐ cũ và Quyết định chấm dứt HĐLĐ/Quyết định bổ nhiệm vị trí mới.
• Thực hiện đăng thông báo tuyển dụng lao động Việt Nam trên hệ thống trước ít nhất 05 ngày.
• Nộp Mẫu số 03 online trên Cổng Dịch vụ công trong cửa sổ thời gian từ 10 đến 60 ngày trước ngày bắt đầu công việc mới.
• Tiến hành ký kết Hợp đồng lao động mới và gửi 01 bản sao cho cơ quan cấp phép (nếu thuộc hình thức hợp đồng lao động).
• Gửi thông báo trước 03 ngày làm việc nếu lao động làm việc tại nhiều địa điểm ở các tỉnh/thành phố khác nhau.
• Thu hồi và nộp lại GPLĐ cũ cho cơ quan cấp phép trong vòng 15 ngày kể từ ngày GPLĐ cũ hết hiệu lực hoặc chấm dứt hợp đồng.

Liên hệ tư vấn

CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM là đơn vị sở hữu đầy đủ tư cách pháp nhân, sở hữu trí tuệ hợp pháp cùng đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực hỗ trợ thủ tục đầu tư và doanh nghiệp. Chúng tôi cung cấp giải pháp trọn gói, đồng hành cùng doanh nghiệp và nhà đầu tư nước ngoài trong suốt quá trình chuẩn bị hồ sơ, đăng ký dự án, thành lập công ty, xin giấy phép lao động, visa và thẻ tạm trú tại Việt Nam.

• Tên doanh nghiệp: CÔNG TY TNHH DU LỊCH QUỐC TẾ INBOUND VIỆT NAM
• Mã số doanh nghiệp: 0108967667
• Website: tuvanquanly.com
• Trụ sở chính: Số 16 Nguyễn Văn Ngọc, Phường Giảng Võ, Thành phố Hà Nội
• Chi nhánh: Số 174 Đường Ba Tháng Hai, Phường Hòa Hưng, Thành phố Hồ Chí Minh