Nghĩ về một Hệ điều hành công việc

Hoạt động hằng ngày của một doanh nghiệp giống như việc lăn bánh một chiếc xe. Nó là điều chính yếu để hiện thực hóa những giá trị của doanh nghiệp, quyết định sự sống còn của doanh nghiệp.

Trong hoạt động hằng ngày, mỗi cá nhân trong doanh nghiệp làm công việc được phân công của mình, tương tác với nhau như: trao đổi thông tin công việc, chuyển giao công việc cho nhau, phối hợp làm việc, luân chuyển thông tin/chứng từ, thậm chí chia sẻ những cảm xúc riêng tư, động viên nhau trong công việc… Để gắn kết công việc cuả những cá nhân và bộ phận, tạo động lực thúc đẩy việc thực hiện và hoàn thành công việc, cần có những hoạt động gọi là điều hành: hoạch định và kiểm soát công việc, giao việc, điều phối nguồn lực, thúc đẩy, phê duyệt, đánh giá…

Dù ở doanh nghiệp nhỏ hay lớn, ở cấp quản lý nào thì công việc điều hành luôn luôn là chuyện rất “bếp núc”, có nghĩa là nhiều và đa dạng, có rất nhiều thứ vụn vặt, lộn xộn và không thú vị, đòi hỏi tương tác nhiều, tức thời (nếu không muốn công việc bị đình trệ). Trong hoạt động hằng ngày, mọi người gần như bị bắt buộc phải đến văn phòng, trói buộc vào những công cụ làm việc cồng kềnh như máy tính, mạng nội bộ, hồ sơ, giấy tờ… để làm việc và tương tác với nhau, để báo cáo và phê duyệt giấy tờ, ra quyết định, để kiểm tra, chất vấn, đôn đốc, hội họp… Mọi người, nhất là các cấp quản lý luôn phải đối mặt với nguy cơ lỡ việc, sót việc, trễ việc, thiếu thông tin, hỏng việc, mất việc…

Mọi người đều mong muốn được giải phóng khỏi những trói buộc và hạn chế trong công việc hằng ngày. Muốn có công cụ giúp mình làm việc mà không bị sót việc, trễ hạn, phối hợp với nhau tốt hơn, thuận tiện hơn, muốn nắm thông tin đầy đủ hơn, kịp thời hơn và muốn các đề xuất của mình được phê duyệt nhanh hơn… Các cấp quản lý thì muốn mình nắm được tình hình công việc một cách bao quát và chi tiết, muốn mọi thứ được thực thi một các đúng đắn, kịp thời và hiệu quả, muốn mình có thể điều hành ở bất cứ chỗ nào, lúc nào…

Đã có rất nhiều giải pháp và công cụ được thiết lập để hỗ trợ công việc điều hành. Những công cụ đắc lực nhất đều dựa trên ứng dụng công nghệ thông tin, nhưng đều còn những hạn chế như:

  • Mỗi công cụ chỉ hỗ trợ một phần công việc điều hành. Những công việc điều hành khác nhau phải nhảy qua nhảy lại các phần mềm khác nhau, bất tiện và kém hiệu quả.
  • Hầu hết ứng dụng điều hành chỉ dùng cho cấp quản lý, tính tương tác còn hạn chế.
  • Ứng dụng dựa trên máy tính, sử dụng trong quá trình di động rất bất tiện.
  • Các phần mềm đa số là phức tạp, phải cài đặt, định nghĩa hệ thống rườm rà, cần nhân sự chuyên môn để cài đặt, duy trì và đào tạo cho mọi người.

Đại dịch Covid-19 với việc giãn cách xã hội đã thúc đẩy mọi người phải làm việc từ xa (WFH – Work From Home). Nhu cầu về một Hệ điều hành công việc càng trở nên cấp bách để giúp mọi người kết nối, làm việc, điều hành một cách tự nhiên (như khi người ta làm việc bên nhau) và hiệu quả. Đã đến lúc phải nghĩ đến một giải pháp làm việc online toàn diện, dễ dùng và tự nhiên như là một cách chuyển đổi số cho công việc điều hành.

Giải pháp này sẽ dựa trên nền tảng là quản lý công việc. Trong đó, mỗi người sẽ có thể đề xuất công việc, mô tả công việc, mục tiêu, thời gian, địa điểm… phân công hoặc mời gọi người tham gia công việc, trao đổi thông tin về những vấn đề phát sinh đến công việc đó, xin chỉ thị, đưa ra chỉ thị và phê duyệt các đề xuất liên quan đến công việc. Bên cạnh đó, người dùng còn có thể cập nhật các số liệu và thông tin liên quan đến tiến trình công việc, cập nhật/đính kèm văn bản, hồ sơ, chứng từ liên quan trong quá trình công việc. Khi kết thúc mỗi công việc, sẽ có đủ thông tin để lập báo cáo, có hồ sơ để nghiệm thu mà không cần phải mất nhiều công sức cho các công việc này như trước.

Mỗi công việc sẽ là một trung tâm thông tin của hệ điều hành, tập hợp ý kiến, đề xuất, phê duyệt, hồ sơ, chứng từ. Những người có liên quan có thể nắm được các thông tin chi tiết về từng công việc, cũng như tổng quan về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm của mình. Hệ điều hành cũng tạo ra môi trường làm việc gần giống tự nhiên nhất, khi mọi người có thể tương tác với nhau trên từng công việc. Nó thu hút người ta trao đổi ý kiến với nhau, khuyến khích sự tham gia của mọi người có liên quan vào từng công việc, giúp mỗi người đều có điều kiện để nắm đầy đủ và toàn diện các thông tin. Đồng thời, với công cụ chat và video call đi kèm, nó cho phép người ta có thể tương tác riêng tư hoặc hội họp. Với công nghệ hiện nay, hệ điều hành còn có thể tích hợp công cụ cho phép chuyển giọng nói thành văn bản, ra biên bản họp ngay sau khi kết thúc cuộc họp video, thậm chí, từ nội dung biên bản định nghĩa ra ngay các đầu việc và phân công tới các thành viên một cách tự động.

Đừng nhầm lẫn Hệ điều hành công việc với các ứng dụng quản lý công việc, quản lý dự án khác. Hệ điều hành không chỉ quản lý công việc, nó là một NỀN TẢNG để mọi người cùng làm việc trên đó, nơi người ta có thể tương tác, phối hợp, tập hợp và chuyển giao kết quả tài liệu, thực hiện mọi tác vụ cần thiết để công việc không chỉ được thực thi, mà còn được quản lý, điều hành một cách thông suốt. Người ta không chỉ có thể làm xong việc, mà còn có thể nắm bắt thông tin, hồ sơ, bằng chứng về cả quá trình thực hiện công việc, có thể truy xuất, phân tích, đánh giá công việc mà không mất nhiều thời gian và công sức. Thậm chí, thông qua hệ điều hành, công việc còn được thực thi nhanh chóng, thông suốt và chất lượng hơn, nhờ tính trực tuyến, tức thời trong việc thu thập các ý kiến và thông tin cần thiết, phê duyệt dễ dàng, phản hồi nhanh… Trên cơ sở nền tảng của hệ điều hành này, các quá trình nghiệp vụ chuyên môn chức năng như: kế hoạch, kế toán – tài chính, nhân sự, mua hàng… có thể được đồng thời triển khai (phát sinh và tập hợp chứng từ cần thiết liên quan đến thanh toán, thu chi… và phê duyệt việc mua sắm, thanh toán, thu chi… ngay trong quá trình thực thi công việc).

Hệ điều hành công việc cũng khác với các phần mềm như Kế toán, Nhân sự, hay ERP, CRM. Tư duy cốt lõi của các phần mềm này là SỐ HÓA các dữ liệu phát sinh trong các hoạt động nghiệp vụ, chuẩn hóa và tự động hóa những quy trình thiết yếu trong hoạt động của doanh nghiệp. Những phần mềm này không có tính năng điều hành doanh nghiệp, và không phải dành cho tất cả mọi người và không quản lý được tất cả công việc.

Hệ điều hành công việc là một giải pháp của thời đại CHUYỂN ĐỔI SỐ. Nó là nền tảng để kết nối, gắn kết và vận hành các công việc chức năng một cách thống nhất, trên cơ sở chuyển đổi số. Trong quá trình hoạch định và thực hiện công việc, những nội dung có liên quan đến tài chính, nhân sự… như thu chi, mua sắm, chấm công, ghi nhận kết quả công việc… đều được lập chứng từ, đề xuất, phê duyệt trong quá trình thực hiện và được tập hợp trong hồ sơ công việc. Công việc của bộ phận chức năng như Kế toán, Nhân sự… là tập hợp, hạch toán, tính toán, đánh giá… Xem xét trên góc độ đó, Hệ điều hành công việc cung cấp những khái niệm, tạo tiền đề và điều kiện cho việc chuyển đổi số các công việc như Kế toán, Nhân sự, Quản trị nguồn lực (ERP, CRM…). Trên cơ sở của một hệ điều hành công việc, có thể tích hợp những ứng dụng thành phần khác như kế toán, sản xuất, bảo trì sửa chữa… theo những yêu cầu chuyên biệt và cụ thể.

Hiện nay, trên thị trường còn chưa thật sự có những Hệ điều hành công việc đúng nghĩa. Những giải pháp được cung cấp hiện nay vẫn còn quanh quẩn trong ý nghĩa của Quản trị công việc, một số thì mở rộng chức năng của phần mềm quản lý công việc khác, một số thì đám mây hóa, chia nhỏ các tính năng của ERP và CRM. Vấn đề không nằm ở công nghệ, ở trình độ lập trình, mà nằm ở quan niệm, khái niệm về quản lý. Tư duy của nhà quản lý (người đặt hàng) và của đơn vị cung cấp phần mềm hiện nay vẫn bám theo việc số hóa và tự động hóa một số chức năng quản lý như Kế toán, Nhân sự… HỆ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC không nói về một phần mềm, một công nghệ lập trình, mà đề cập tới một KHÁI NIỆM cho việc chuyển đổi số công việc quản trị và điều hành. Chức năng, tính năng gì, giao diện như thế nào không quan trọng, quan trọng là nó có thật sự là một Hệ điều hành hay không.

Leave a comment

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *