Tag Archives: bền vững

Một số điều cần làm ngay để khởi nghiệp (hoặc tái cấu trúc doanh nghiệp) một cách bền vững

Bản thân quá trình khởi nghiệp chứa đựng nhiều bất trắc, phải đối mặt với quá nhiều điều chưa biết trước. Có nhiều cuộc khởi nghiệp là một cuộc dấn thân đi theo những điều mới mẻ, khai phá những việc chưa ai làm, làm theo một cách không theo truyền thống. Chính vì vậy, tỉ lệ khởi nghiệp thành công không cao. Nhiều cuộc khởi nghiệp không vượt qua được giai đoạn sơ sinh. Đấy là sự khắc nghiệt của lựa chọn tự nhiên, chẳng có gì phải than trách hay bi thương. Nhưng sau giai đoạn sơ sinh đó, rất nhiều doanh nghiệp tuy vẫn tồn tại, thậm chí có phát triển tương đối mạnh, nhưng lại chìm đắm, lay hoay trong những mâu thuẫn nội bộ, trong mớ bòng bong thiếu vốn, nợ nần, nhân sự rối ren… và trăm thứ bà dằn khác. Rất nhiều doanh nghiệp như đứa bé mắc bệnh Down, to xác, nhưng tinh thần và văn hóa kinh doanh, văn hóa quản lý vẫn sơ khai như khi mới chập chững khởi nghiệp.

Tuy vậy, dù chưa biết chắc có sống còn hay không, ai cũng mong muốn và phấn đấu cho công cuộc khởi nghiệp của mình thành công, bền vững. Do đó, có những việc vẫn cần phải làm ngay từ khi mới bắt đầu khởi nghiệp, để từng bước xây dựng nền tảng kinh doanh và quản lý, nhằm giúp doanh nghiệp có được căn cơ để phát triển bền vững mà không bị hụt hơi hay mất đà:

Hãy ghi chép lại mọi thứ:

Điều dễ thấy bản thân mỗi công cuộc khởi nghiệp là một mớ hỗn độn. Rất nhiều việc phải làm và nỗ lực để tìm kiếm khách hàng và đáp ứng các đơn đặt hàng gần như thu hút hết mọi nỗ lực và nguồn lực của bạn. Đấy là điều mà mọi người thường làm, doanh nghiệp khởi nghiệp nào cũng thế, ít ai quan tâm đến việc ghi chép sổ sách, nếu có làm cũng thường là đối phó và tạm bợ.

Hãy thay đổi ngay tình trạng này càng sớm càng tốt. Ghi chép và giấy tờ không thể biến cuộc khởi nghiệp năng động thành một cục quan liêu trì trệ được. Hãy tập làm quen với giấy tờ và làm cho mọi hoạt động của bạn đều được ghi chép một cách cẩn thận. Một số ví dụ: hãy ghi lại biên bản của mọi cuộc họp, mọi quyết định phải được thông báo bằng văn bản, mọi hoạt động phải có chứng từ, có hồ sơ…

Điều đặc biệt quan trọng là phải thiết lập ngay và luôn hệ thống kế toán. Nó sẽ giúp phản ánh mọi thứ về các hoạt động của bạn, giúp cho bạn có dữ liệu để phân tích các vấn đề và ra quyết định một cách đúng đắn. Có quan niệm sai lầm rằng kế toán chỉ giúp bạn đối phó với thuế. Thực ra, kế toán giúp bạn nắm mọi thứ về doanh nghiệp của mình qua lăng kính của các giá trị (tức là tiền) và là công cụ điều hành rất lợi hại. Hãy để người chuyên về kế toán làm công việc của họ, nhưng sẽ vô cùng bổ ích nếu chủ doanh nghiệp và các cấp quản lý có thể hiểu được cấu tạo, cách đọc và những thông tin hàm chứa trong các báo cáo tài chính.

Hãy tổ chức hệ thống dữ liệu một cách cẩn thận:

Sẽ chẳng có ích gì nhiều nếu như các ghi chép của bạn được lưu trữ một cách lộn xộn và không tin cậy, vì khi cần, bạn sẽ phải tốn rất nhiều thời gian để tìm kiếm và có khi là… những thông tin cần thiết nhất đã bị mối ăn, bị thất lạc.

Vì vậy, hãy phân loại và lưu trữ các thông tin, các ghi chép của mình một cách cẩn thận, từ các giấy tờ pháp lý như đăng ký kinh doanh, tới các chứng từ như các thông báo, các hóa đơn và thông báo thuế…

Một số thông tin như thông tin kế toán có yêu cầu pháp định là phải lưu trữ vô thời hạn và toàn vẹn. Rất nhiều thông tin cần phải phân tích, so sánh, đối chiếu theo thời gian. Do vậy, tốt nhất hãy thiết kế ra một hệ thống phân loại và lưu trữ thông tin phù hợp với nhu cầu của bạn ngay từ đầu, để tránh làm thất lạc các thông tin quan trọng, hoặc tránh cho việc phải xáo trộn, sắp xếp lại các thông tin về sau.

Hãy ứng dụng công nghệ tối đa ở mức có thể

Máy tính có khả năng lưu trữ, truy cập và phân tích thông tin một cách nhanh chóng, hữu hiệu. Ngày nay, các phần mềm quản lý văn phòng, điều hành doanh nghiệp, quản lý bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng, quản lý nhân sự và tiền lương, kế toán… đã rất phổ biến với nhiều nguồn cung cấp đa dạng, đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp từ nhỏ tới lớn. Bạn có thể mua phần mềm về cài đặt trong máy tính riêng lẻ, có thể cài lên máy chủ của doanh nghiệp và truy cập mọi lúc mọi nơi qua internet, hoặc thậm chí chỉ cần thuê và sử dụng qua dịch vụ của nhà cung cấp, mà không cần đầu tư máy chủ hoặc cài đặt, quản lý lôi thôi.

Ứng dụng công nghệ một cách đúng đắn sẽ giúp cho bạn quản lý và điều hành doanh nghiệp của mình một cách minh bạch, hữu hiệu và kịp thời. Ứng dụng công nghệ sớm, sẽ giúp bạn và đội ngũ tích lũy được kinh nghiệm quản lý bằng CNTT và quá trình nâng cấp về sau khi công ty tăng trưởng và phát triển không thể làm khó bạn, cũng như không tạo ra xáo trộn quá lớn.

Tái cấu trúc doanh nghiệp có thể coi là một cuộc tái khởi nghiệp, nên những lời khuyên trên đây cũng có ý nghĩa tương tự.