Hoạt động điều hành

Khái niệm về điều hành công ty được hiểu như là công việc của người Tổng giám đốc và các cấp dưới của ông ta phải làm để đảm bảo cho công việc kinh doanh hằng ngày của công ty được thực thi nhằm đạt được những kết quả kinh doanh cụ thể. Hoạt động điều hành hiệu quả thường là kết quả của việc vận dụng những tri thức, kinh nghiệm kinh doanh của chính những người điều hành, thừa hành kết hợp với những tri thức, kinh nghiệm thực hành tốt của ngành, của giới kinh doanh và quản lý. Các tri thức và kinh nghiệm thực hành tốt thường được đúc kết, giảng dạy, truyền đạt trong trường lớp hoặc các thế hệ doanh nhân, quản lý. Những tri thức và kinh nghiệm thực hành có tính phổ quát thường được đề cập một cách nghiêm nhặt trong Luật doanh nghiệp và Điều lệ của công ty. Với từng doanh nghiệp, từng nhà quản lý cụ thể, các tri thức và kinh nghiệm thực hành tốt thường được vận dụng trong việc xây dựng các Qui chế, thủ tục làm công cụ đào tạo đội ngũ và thực thi việc điều hành của mình.

Xét về tính chất,các hoạt động điều hành có thể qui về 2 loại công việc chính:

  • Xử lý sự vụ: thực thi hoặc ra quyết định về những công việc vẫn lặp đi lặp lại. Những nhà quản lý có kinh nghiệm, có bài bản thường xây dựng và ban hành các Qui chế, chính sách, thủ tục hoặc lề lối quản lý thông dụng để làm cơ sở thực thi công việc một cách nhanh chóng, có thể kiểm soát được và uỷ quyền cho cấp dưới thực hiện.
  • Giải quyết vấn đề:  đối với những công việc, vấn đề phát sinh chưa có tiền lệ giải quyết, hoặc ra ngoài những dự liệu trước đó, nhà quản lý và đội ngũ sẽ phải mất thời gian và công sức để phân tích, đánh giá vấn đề, tìm ra những biện pháp xử lý, so sánh các giải pháp và ra quyết định. Giải quyết vấn đề cũng phải dựa trên những tri thức, những kinh nghiệm thực hành tốt đối với từng loại vấn đề. Những nhà quản lý có kỹ năng cũng có qui trình, bài bản rõ ràng và nhất quán đối với việc giải quyết vấn đề, giúp giải quyết vấn đề có hiệu quả.

Để thực thi các công việc điều hành, người ta phải có những kỹ năng và phải xây dựng một hệ thống các công cụ nhằm:

  • Xây dựng và quản trị các chính sách, qui chế, thủ tục làm việc nhằm xử lý sự vụ một cách trôi chảy, nhanh chóng, nhất quán, chính xác và hiệu quả
  • Phát hiện, phát biểu, phân tích vấn đề, đề xuất các giải pháp và ra quyết định giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng, chính xác và hiệu quả

Một số hệ thống quản lý như ISO chú trọng vào việc thiết lập các thủ tục và qui trình nhằm đảm bảo sự nhất quán, trôi chảy; nhưng bí quyết thật sự lại nằm ở chỗ khác.

Cần phải thấy rằng hoạt động sản xuất – kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp là hàng chuỗi những công việc kết nối với nhau, đòi hỏi sự tham gia của từng bộ phận chức năng với chuyên môn chuyên biệt. Do vậy, điều quan trọng bậc nhất là các bộ phận phải thông hiểu chuyên môn của mình và phải có tiếng nói chung trong việc áp dụng các kỹ năng chuyên môn đó để cho ra những sản phẩm độc đáo, riêng có của doanh nghiệp. Điều này được dẫn hướng bởi chính phương châm chiến lược, những giá trị cốt lõi, những mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.

Tiếng nói chung được đề cập ở trên cũng bao hàm cả những nguyên tắc và lề lối quản lý, vừa đi theo bài bản lý thuyết chung, vừa mang dấu ấn chủ quan của phong cách quản lý, những đặc điểm về tính cách và năng lực của người quản lý và đội ngũ nhân viên.

Cuối cùng mới là việc hệ thống hoá cái tiếng nói chung đó thành một tập hợp những chính sách, qui định và thủ tục điều hành.