Tổ chức công ty được xây dựng trên cơ sở nào?

Một ngày đẹp trời, bạn muốn mình có một tập đoàn với công ty mẹ và các công ty con cho hoành tráng. Cũng có thể một cộng sự cấp cao của bạn muốn có thêm phòng dịch vụ khách hàng cho hợp với trào lưu. Và đôi khi, bạn bứt rứt nhận ra rằng mình cần một trợ lý kinh doanh hiểu biết về thị trường chứng khoán. Tất cả những điều đó đều liên quan đến cơ cấu tổ chức của công ty.

Nhiều người cứ có thói quen khi cần xây dựng cơ cấu tổ chức là cầm ngay lấy bút và vẽ ra một sơ đồ tổ chức nào đó. Xây dựng cơ cấu tổ chức khác với việc vẽ một sơ đồ tổ chức. Thực ra, cái sơ đồ tổ chức chỉ là một hình vẽ minh hoạ của cơ cấu tổ chức. Cơ cấu tổ chức thể hiện cách bạn muốn sắp xếp việc thực hiện các công việc và nhiệm vụ của tổ chức cho từng cá nhân (các chức danh công việc), cách bạn phối hợp, tập hợp và quản lý công việc của các cá nhân đó (thành các tổ nhóm, phòng ban)… Thành ra, việc nhận diện và sắp xếp được các công việc của tổ chức thành các chức danh và đơn vị cụ thể mới là điều cốt yếu của việc xây dựng tổ chức, chứ không phải là việc nặn cho ra các chức danh và phòng ban, rồi mới tìm cách gán ghép công việc cho nó.

Xây dựng tổ chức bao giờ cũng phải bắt đầu từ Phân tích công việc. Căn cứ để phân tích công việc là định hướng chiến lược của công ty, cách thức thực hiện các công việc đã được chuẩn hoá trên thị trường và cả những chiêu thức riêng của doanh nghiệp đối với từng công việc. Lấy ví dụ, chiến lược kinh doanh của công ty có việc cung cấp dịch vụ khách hàng là một nhân tố cạnh tranh và tạo ra giá trị, thì mới có việc hình thành Phòng dịch vụ khách hàng trong cơ cấu tổ chức. Trên thị trường, các dịch vụ khách hàng được cung cấp như thế nào, qui trình dịch vụ ra sao sẽ là gợi ý để công ty phân tích tiếp xem dịch vụ khách hàng của công ty được cung cấp theo cách thức nào. Cuối cùng, công ty phải quyết định xem dịch vụ của mình sẽ có gì khác biệt so với đối thủ, mình có cách nào hay hơn để thoả mãn khách hàng. Từ đó mới xác định được nhiệm vụ cụ thể mà các nhân viên dịch vụ khách hàng phải thực hiện, các nhiệm vụ đó có thể giao cho bao nhiêu công đoạn, hình thành bao nhiêu chức danh… Có thể thấy, dù cùng mang tên là Phòng dịch vụ khách hàng, nhưng các Phòng dịch vụ khách hàng ở các công ty khác nhau sẽ có nhiều điểm khác biêt cơ bản.

Thứ hai, việc xây dựng tổ chức công ty cũng phải được dựa trên những nguyên lý căn bản. Có những nguyên lý đã thành kinh điển được áp dụng từ đời này sang đời khác, nếu làm sai hậu quả sẽ nhãn tiền như: chuyên môn hoá công việc, thống nhất chỉ huy, quyền hạn – trách nhiệm, kỷ luật, cá nhân phục tùng tổ chức… Nhận thức đúng và vận dụng thoả đáng các nguyên lý này vào công tác tổ chức là nhân tố quyết định sự thành công.

Thứ ba, các hình mẫu tổ chức (mô hình tổ chức) đã được đúc kết và vận hành qua thời gian, với kinh nghiệm phong phú của thế giới. Mỗi mô hình đó là một gợi ý, không phải chỉ về cách thức hình thành tổ chức mà cả các nguyên tắc vận hành của nó.

Sau cùng, xin lưu ý rằng cơ cấu tổ chức không phải chỉ đơn thuần là một tấm sơ đồ chức danh, phòng ban và vị trí của chúng, mà còn chứa đựng trong nó nội dung công việc và một cơ chế quản lý nhất định, đòi hỏi sự hiểu biết và xem xét thấu đáo. Nếu không, dễ gặp thất bại và người ta lại lay hoay với việc vẽ hết sơ đồ này đến sơ đồ khác.