Tái cấu trúc quản lý phiên bản 2

Bắt đầu với việc “tái lập” công ty Mai Linh từ năm 1998,quá trình tư vấn về tái cấu trúc công ty của chúng tôi đã được hơn 10 năm, trong đó, hết phân nửa thời gian đầu là không có bài bản gì cả. Tất cả là mò mẫm, tùy vào tình hình thực tế của doanh nghiệp, kết hợp với những gì đã học từ trường đại học và kinh nghiệm thực tế của mình đề đưa ra những đề xuất.

Từ năm 2003, có 2 việc xảy ra đồng thời đã làm thay đổi hoàn toàn cách tiếp cận của chúng tôi đối với vấn đề này. Thứ nhất là thông qua việc lập hồ sơ tranh Giải thưởng chất lượng Việt Nam cho Ngân hàng Đông Á, chúng tôi được tiếp cận với khung (framework) quản trị theo hệ thống của Malcolm Baldrige. Khung hệ thống này cho tôi một cách tiếp cận mới với vấn đề quản lý và đã là cơ sở để tôi phát triển lên gói dịch vụ tái cấu trúc quản lý của mình. Thứ hai, năm 2004, tôi được tham gia một khóa huấn luyện chuyên nghiệp về tư vấn của MPDF. Khóa huấn luyện này đã cho tôi một cái nhìn mới, giúp tôi phác thảo ra được một qui trình tư vấn hẳn hoi, với những bước công việc cụ thể để biến những ý kiến của mình thành tài sản tri thức của khách hàng, giúp họ tiêu hóa và có những niềm tin, hành động để thực hiện thay đổi.

Trên những cơ sở đó, giải pháp Tái cấu trúc quản lý doanh nghiệp của chúng tôi đã ra đời, gồm các gói giải pháp:

  • Quản trị chiến lược
  • Quản trị tổ chức
  • Qui trình điều hành

Gói giải pháp này đã được triển khai cho các khách hàng của tôi từ năm 2004 – 2006. Tôi gọi đó là gói giải pháp phiên bản 1. Phiên bản này dù sao cũng còn có những nét sơ khai, vì các công cụ tư vấn mới được phát triển, còn chưa hoàn chỉnh. Qua những trải nghiệm với khách hàng và những vướng mắc phát sinh, từ năm 2007, gói giải pháp phiên bản 2 đã được phát triển với những thay đổi đáng kể:

  • Cách triển khai theo hình thức coaching đã rõ nét hơn: coaching (huấn luyện, kèm cặp) là giúp khách hàng tự nhận thức và triển khai, thông qua hàng loạt các trao đổi thông tin, gợi mở tư duy và dẫn dắt các thảo luận. Hướng tiếp cận coaching đã được khẳng định xuyên suốt, thay thế hoàn toàn cho các lời khuyên, các ý kiến tư vấn trực tiếp.
  • Một phiên bản quản trị chiến lược hoàn toàn mới: đề cương của cấu trúc chiến lược đã được xây dựng hoàn chỉnh từ chiến lược công ty, đến các lãnh vực kinh doanh (SBU), các nguồn lực, đề cương cho việc phân tích SWOT, PEST, 5 Forces… đã được chi tiết hóa với hàng loạt các công cụ phân tích, thảo luận chi tiết, nhằm từng bước triển khai các thông tin, hình thành các nhận thức vững chắc trong khách hàng về các yêu cầu kinh doanh của mình.
  • Công cụ cho quản trị tổ chức đã được cải tiến có hệ thống hơn: các nguyên tắc cho việc hình thành tổ chức đã được hệ thống hóa, qui trình phân tích công việc đã được thiết kế lại, bổ sung thêm nhiều công cụ mới, giúp khách hàng đánh giá được các yêu cầu công việc của mình một cách thiết thực, có hệ thống vững chắc, việc xác lập tổ chức do đó khoa học và thực tiễn hơn
  • Hệ thống qui trình điều hành đã được rút gọn, tập trung vào việc xác lập các nguyên tắc điều hành và văn hóa trách nhiệm, đồng thời bổ sung các qui trình và phương pháp luận giải quyết vấn đề, giảm tải cho việc xây dựng các tài liệu quản lý, tập trung vào các yêu cầu cốt lõi, nâng cao năng lực điều hành và đảm bảo tính linh hoạt.
  • Qui trình tư vấn được xác lập bài bản và chặt chẽ hơn: dựa trên các nội dung công việc đã cải tiến, các tài liệu huấn luyện ban đầu cho từng nội dung đã được thiết kế đầy đủ. Việc chuyển giao tri thức liên quan đến từng vấn đề được thực hiện trước, sau đó mới tới giai đoạn triển khai và coaching, đảm bảo sự nhận thức và các thông tin liên quan đến từng công việc được những người tham gia lĩnh hội đầy đủ, làm cơ sở cho việc phối hợp giữa hai bên.

Qua triển khai, phiên bản 2 đã chứng tỏ được hiệu quả hơn hẳn so với phiên bản 1, thể hiện qua tiến độ, kết quả và chất lượng công việc, qua sự hài lòng của khách hàng và sự thuận lợi trong công việc của nhà tư vấn.