Vai trò của BAN DỰ ÁN trong các dự án tái cấu trúc

Tư vấn quản lý là một loại dự án khó quản lý nhất, vì tính chất phức tạp và nhiều khi vô hìnhcủa các hoạt động của nó, cũng như tính chất khó lường của các kết quả và sự lâu dài về mặt thời gian. Dự án tư vấn dễ rơi vào tình trạng mất kiểm soát khi một trong hai bên (nhà tư vấn và khách hàng) không làm tròn các phần việc thuộc trách nhiệm của mình, mất tập trung, không theo kịp diễn tiến của tình hình hoặc không còn hứng thú với dự án.

Trong mô hình triển khai các dự án tư vấn, thường hình thành các nhóm dự án, gồm các thành viên có liên quan của hai bên (thường là nhân viên nghiệp vụ hoặc tối đa là một cán bộ quản lý cấp trung) và một hội đồng bảo trợ (steering committee) gồm các lãnh đạo và các bộ phận có liên quan. Nhóm dự án chịu trách nhiệm thực hiện các công việc của dự án. Hội đồng bảo trợ chỉ đóng vai trò tư vấn và hỗ trợ, duyệt xét các định hướng, ra các quyết định thuộc thẩm quyền của họ và cung cấp nguồn lực cho dự án.

Đối với dự án tái cấu trúc, mô hình triển khai trên thường không thành công do tính chất của dự án tái cấu trúc đòi hỏi sự tham gia và cam kết cao độ của lãnh đạo và sự thay đổi trong bản chất hệ thống quản lý, mà thẩm quyền của nhóm dự án không thể giải quyết được, trong khi cam kết và vai trò của Hội đồng bảo trợ thường rất lỏng lẻo.

Kinh nghiệm vừa qua đã khẳng định vai trò của Ban dự án trong các dự án tái cấu trúc. Ban dự án là một tổ chức được thành lập với sự tham gia của cấp điều hành cao nhất của doanh nghiệp, cùng đội ngũ nhân viên quản lý cốt cán trong toàn bộ tổ chức và nhà tư vấn. Ban dự án có trách nhiệm:

  • Phân tích tình hình doanh nghiệp, xác định vấn đề cần giải quyết
  • Phát triển các giải pháp để giải quyết vấn đề
  • Phát triển các kế hoạch hành động
  • Giám sát quá trình triển khai giải pháp, hỗ trợ và quyết định trong các tình huống phát sinh
  • Đánh giá và điều chỉnh các giải pháp, theo định kỳ và theo tiến trình thực hiện

Các vai trò trong Ban dự án:

  • Cấp điều hành cao nhất của doanh nghiệp:
    • Đóng vai trò quyết định trong việc cung cấp thông tin một cách tổng hợp và có hệ thống
    • Xác định nhu cầu, khẳng định vấn đề
    • Cung cấp nguồn lực
    • Quyết định về giải pháp sẽ thực hiện
  • Đội ngũ nhân viên quản lý cốt cán:
    • Cung cấp và kiểm chứng thông tin
    • Cung cấp kiến thức chuyên môn trong việc phân tích các vấn đề và phát triển giải pháp
    • Tác nhân hành động, biến giải pháp thành hành động cụ thể ở các đơn vị
  • Nhà tư vấn:
    • Huấn luyện viên, cung cấp kỹ năng và công cụ để tập hợp và phân tích thông tin
    • Hướng dẫn quá trình thảo luận
    • Cung cấp các kỹ thuật và kinh nghiệm để hình thành giải pháp
    • Hỗ trợ quá trình triển khai, đánh giá và đưa ra các lời khuyên cho quá trình triển khai và điều chỉnh các giải pháp

Mô hình này có các đặc tính:

  • Ban dự án không phải là một cơ cấu trong tổ chức của doanh nghiệp, mà chỉ là một nhóm dự án. Nó không làm thay công việc của các cấp quản lý, nhưng vẫn có đủ thẩm quyền để ra các quyết định cần thiết, giúp kết nối gữa giải pháp và hành động một cách nhanh nhất và trôi chảy nhất.
  • Môi trường cùng làm việc của Ban dự án cũng là nơi chuyển giao các giải pháp từ nhà tư vấn sang doanh nghiệp một cách hiệu quả. Các thành viên của doanh nghiệp, từ cấp điều hành cao nhất tới các cấp quản lý được tiếp cận không phải chỉ kết quả, mà cả phương pháp và quá trình làm việc thực tế để phát triển các giải pháp, được tham gia, cọ xát, thảo luận cùng đội ngũ chuyên gia tư vấn, qua đó, biến các giải pháp từ bên ngoài thành cái của mình một cách tự nhiên.
  • Thông qua chương trình, kế hoạch và hoạt động của Ban dự án, công việc tái cấu trúc không phải diễn ra bên lề, song song, mà trở thành một trung tâm của các hoạt động kinh doanh hằng ngày của doanh nghiệp. Các kết quả của công việc tái cấu trúc được ứng dụng và tác động ngay đến công việc hằng ngày của doanh nghiệp, do đó, mang lại hiệu quả thực chất và duy trì được sự tập trung cần thiết của đội ngũ quản lý doanh nghiệp đối với công việc lâu dài và khó khăn như việc tái cấu trúc.

Câu hỏi cuối cùng đặt ra cho mô hình này là các nhà điều hành và lãnh đạo đều rất bận rộn, lấy đâu ra thời gian để tham gia Ban dự án?

Câu trả lời là: tham gia công việc của Ban dự án chính là một phần trong giải quyết công việc hằng ngày của lãnh đạo. Kết quả làm việc của dự án cũng giúp lãnh đạo điều hành công việc hằng ngày một cách hiệu quả. Thứ nữa, phương thức làm việc của Ban dự án cũng không khác gì mấy so với cách thức giải quyết công việc thông thường. Việc phân tích thông tin, nhận diện vấn đề và phát triển giải pháp cũng qua một quá trình như mọi quá trình công việc khác, các sếp chỉ tham gia những phần việc thật sự cần thiết và đóng vai trò quyết định.