Nói thêm về khảo sát chẩn đoán

Việc khảo sát được thực hiện theo 2 quan điểm chủ đạo của quản lý:

  • Quản trị dựa trên thực tiễn
  • Quản trị có hệ thống

Các công việc kinh doanh và quản lý của công ty sẽ được xem xét dựa trên những gì đang thực sự diễn ra, đang được thực thi trong thực tế, có sự đối chiếu giữa hoạch định với thực thi, với kiểm soát và khắc phục phòng ngừa. Bên cạnh đó, thực tiễn kinh doanh và quản lý của công ty sẽ được đối chiếu với thực tiễn kinh doanh và quản lý chung của thị trường, so sánh với những kinh nghiệm thực hành quản lý tốt và với những bài bản kinh doanh và quản lý được khuyên dùng khác để làm rõ những sự khác biệt.

Trên quan điểm hệ thống, các hoạt động kinh doanh và quản lý của công ty sẽ được đặt trong các mối quan hệ nhân quả, để tìm ra mối liên hệ giữa chúng với nhau và những tác động tới kết quả kinh doanh cuối cùng. Nhiều mô hình hệ thống khác nhau đã được tham khảo và sử dụng trong việc khảo sát và xây dựng giải pháp, trong đó có:

  • Hệ thống tiêu chuẩn quản lý ISO9000:2000
  • Tiêu chí về doanh nghiệp quản lý xuất sắc của Malcolm Baldrige
  • Hệ thống quản lý BMS của ITC (International Trade Center- Intracen, thuộc UNCTAD của Liên hiệp quốc).

Quan điểm thứ ba được áp dụng trong cuộc khảo sát là quan điểm về chủ thể chính của cuộc khảo sát. Như đã đề cập, mục tiêu của cuộc khảo sát là để nhận thức lại một cách hệ thống những vấn đề của công ty và đề xuất một sự thay đổi cần thiết trong kinh doanh và quản lý để khắc phục tận gốc rễ những nguyên nhân gây ra các vấn đề đó. Chủ thể của việc giải quyết vấn đề chính là đội ngũ quản lý của công ty. Vậy nên chính đội ngũ đó phải đóng vai trò chính trong việc nhận thức ra vấn đề, nguyên nhân của vấn đề và đề xuất những sự thay đổi mà họ thấy cần phải thực hiện và muốn thực hiện.

Trong quan điểm này, vai trò của nhà tư vấn là người hỗ trợ, kích hoạt và hướng dẫn cho quá trình tự nhận thức của đội ngũ quản lý của công ty, bằng:

  • Những tri thức và kinh nghiệm về quản lý có hệ thống mà mình đã tích lũy được
  • Những câu hỏi, cách đặt vấn đề khi khảo sát
  • Thảo luận với các nhà quản lý của công ty
  • Thảo luận và trình bày kết quả khảo sát

Do đó, đội ngũ quản lý của công ty không phải chỉ đóng vai trò cung cấp thông tin một cách thụ động trong quá trình khảo sát, mà còn là chủ thể chính đóng vai trò chủ động thông qua việc:

  • Phân tích, đánh giá, tư duy lại về các công việc kinh doanh và quản lý đang diễn ra
  • Cùng tư vấn truy tìm các nguyên nhân thực tế của các vấn đề kinh doanh và quản lý tại công ty
  • Đề xuất những thay đổi tương xứng với vấn đề đặt ra, phù hợp với điều kiện và mong đợi của doanh nghiệp.

Xét trong bản chất, việc khảo sát chẩn đoán không đơn thuần là một quá trình các nhà tư vấn tìm hiểu về công ty, mà cái chính là qua việc khảo sát của các nhà tư vấn, giúp đội ngũ quản lý của công ty tư duy lại, hoặc thay đổi góc nhìn về các vấn đề của mình, có hệ thống và toàn diện hơn, để nhận ra đúng vấn đề cần giải quyết, các nguyên nhân và tác động của nó, qua đó nhìn ra những việc phải làm và phương cách khả thi, phù hợp để giải quyết đúng vấn đề. Những thay đổi cần thiết được bắt đầu từ chính trong cuộc khảo sát chẩn đoán: thay đổi về cách nhìn, thay đổi trong nhận thức về các vấn đề của công ty. Thay đổi này là cần thiết, bởi nếu không nhìn nhận đúng vấn đề, sẽ không thể giải quyết nó; đồng thời, chính sự thay đổi về nhận thức này có thể kích hoạt và cổ vũ những thay đổi tức thời, cục bộ ở một số người và bộ phận, tạo ra nhu cầu và động lực cho sự thay đổi có tính hệ thống hơn về sau.

Cũng chính vì vậy, khi chấp nhận tiến hành một cuộc khảo sát, công ty đã chính thức khởi động một tiến trình thay đổi không thể đảo ngược. Sau cuộc khảo sát, nhận thức và thái độ của mọi người ít nhiều đều có thay đổi, không thể trở lại trạng thái như trước khi khảo sát. Đó là điều những nhà lãnh đạo chưa sẵn sàng cho sự thay đổi cần phải cân nhắc, vì thực hiện thay đổi nửa vời có thể ảnh hưởng tới sự ổn định và vị thế mà họ có thể đang có được