Khảo sát chẩn đoán trong dự án tư vấn quản lý

Khi khách hàng tìm đến để yêu cầu được tư vấn quản lý, tôi thường đỏi hỏi họ cho phép tôi làm một cuộc khảo sát chẩn đoán. Đa số đều tỏ ra ngại ngùng:

  • một vài người trong số họ ngại mất thời gian: ông tư vấn này thật lắm chuyện, làm được không thì nói đại ra đi, bày đặt hạch hỏi này nọ
  • số khác thì e ngại vì chi phí phải bỏ ra chỉ để nghe ông tư vấn phán bệnh của mình, chứ chưa hể chữa trị gì cả

Tuy vậy, có nhiều người cũng chấp nhận bỏ cả thời gian và tiền bạc để làm khảo sát chẩn đoán. Tất cả trong số họ đều có cơ hội để hiểu rõ hơn bệnh trạng của doanh nghiệp mình (phần lớn bệnh trạng này đều không như họ nghĩ lúc ban đầu), biết rõ phương pháp và liều thuốc nào cần thiết để chữa trị các bệnh trạng đó. Hầu hết trong số họ không đòi tôi tư vấn nữa, vì họ biết rõ bệnh trạng phải do họ tự chữa trị, rèn luyện để vượt qua là chính, một số khác không có khả năng theo đuổi thang thuốc mà tôi đưa ra cho họ. Số ít còn lại tiếp tục dùng dịch vụ tư vấn quản lý của tôi, vì họ thấy rằng công cuộc chữa trị và rèn luyện của họ cần có một huấn luyện viên hướng dẫn để đạt kết quả nhanh và chắc chắn hơn. Với kết quả chẩn đoán trong tay, tôi và khách hàng của mình đã phối hợp ăn ý, bền chặt để đi suốt chặng đường dài khó khăn, cho đên khi đạt được những kết quả mà hai bên cùng mong đợi.

Vậy lý do nào cần đến khảo sát chẩn đoán và tại sao khảo sát chẩn đoán lại mang đến những kết quả như vậy?

Trước hết, phải hiểu rõ khảo sát chẩn đoán là làm gì?

Khảo sát chẩn đoán là thu thập các thông tin về tình hình kinh doanh và quản lý của doanh nghiệp, đánh giá các mặt mạnh yếu, các vấn đề, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp, qua đó, nhận định xem những yếu tố nào đang chi phối đến thành công và các vấn đề của doanh nghiệp, xác định xem phải giải quyết nguyên nhân nào, vấn đề nào để tháo gỡ các khó khăn, trì trệ, để giải phóng và phát triển các tiềm lực, nhằm giúp doanh nghiệp đạt hiệu quả hoặc trạng thái hoạt động tốt hơn.

Bạn có thể nêu ra câu hỏi: “Vậy thì những trình bày hoặc mô tả của chủ doanh nghiệp khi đặt vấn đề với tư vấn không có ý nghĩa gì sao?“. Xin thưa rằng có, và ý kiến của chủ hoặc người lãnh đạo doanh nghiệp là rất quan trọng. Tuy nhiên, đó mới chỉ là nhìn từ một phía. Các ý kiến đó chỉ phản ánh những nhận thức hoặc mong muốn chủ quan của người đứng đầu doanh nghiệp. Nhà tư vấn cần lắng nghe ý kiến nhiều phía từ những người trong cuộc, cần được trực tiếp nắm bắt các diễn biến thực tế trong hoạt động của doanh nghiệp, để từ đó có những thông tin khách quan của mình.

Trên cơ sở những thông tin thu thập được, nhà tư vấn sẽ đưa ra được những đánh giá khách quan và toàn diện về tình hình thực tế của doanh nghiệp, thực hiện những phân tích khoa học và hệ thống để nhận diện đúng vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, xác định các nguyên nhân cần giải quyết, đưa ra các phương án giải quyết vấn đề và lượng định được các kết quả sẽ đạt được.

Cái mà doanh nghiệp nhận được sau cuộc khảo sát chẩn đoán không đơn giản chỉ là một báo cáo khảo sát, mà là một cái nhình toàn diện hơn về doanh nghiệp của mình, hiểu rõ hơn đâu là thành công, đâu là vấn đề và cách thức cụ thể để giải quyết các vấn đề đó. Không như cách hiểu thông thường về khảo sát chẩn đoán, chúng tôi không chỉ chỉ ra những vấn đề của doanh nghiệp và các nguyên nhân của nó, mà còn đưa ra cụ thể cách thức, giải pháp để khắc phục các vấn đề này. Chúng tôi cũng không chỉ đơn giản là chuyển giao hay trình bày báo các khảo sát, mà còn thảo luận, tập huấn để đội ngũ quản lý doanh nghiệp hiểu rõ các thông tin, các lập luận của chúng tôi, cho đến khi nào các thông tin và lập luận đó chuyển hóa thành của họ.

Như vậy, sự cần thiết phải làm báo cáo khảo sát bắt nguồn từ những lý do sau đây:

  • chỉ có khảo sát chẩn đoán mới cung cấp đủ những thông tin khách quan và toàn diện về tình hình doanh nghiệp. Điều này thì mỗi người trong đội ngũ quản lý của doanh nghiệp, kể cả người lãnh đạo cao nhất, cũng không thể có được.
  • chỉ trên cơ sở thông tin khách quan và toàn diện mới phát hiện đúng vấn đề, nguyên nhân của vấn đề, những yếu tố chi phối đến việc giải quyết vấn đề; nó giúp lý giải tại sao nhiều trường hợp đã tự cải tiến hoặc thuê tư vấn khác vào làm cũng chưa thành công.
  • chỉ có chẩn đúng bệnh, xác định đúng vấn đề và nguyên nhân mới đưa ra đúng biện pháp và mới có thể lượng định khả năng thành công, cùng các kết quả mà nó có thể mang lại; điều này giúp doanh nghiệp cân nhắc được giữa lợi ích đạt được và chi phí bỏ ra.

Lợi ích của khảo sát chẩn đoán:

  • kết quả khảo sát chẩn đoán là một tấm gương, giúp lãnh đạo doanh nghiệp nhìn rõ, nhìn đúng tình hình
  • khảo sát chẩn đoán đưa ra những giải pháp khả thi và rõ ràng, giúp doanh nghiệp quyết định có nên thực hiện cải tiến hay không, nếu thực hiện thì cách thức thực hiện như thế nào; điều này giúp doanh nghiệp có thể tự triển khai thực hiện, hoặc có cơ sở vững chắc để bàn thảo, đàm phán với nhà tư vấn
  • kết quả khảo sát là cơ sở để hoạch định kế hoạch công việc cụ thể cho việc cải tiến, điều này sẽ dẫn tới thành công của các dự án cải tiến, dự án tư vấn quản lý; tuyệt đại đa số các trường hợp dự án tư vấn quản lý bị “gãy, đổ” là do cả nhà tư vấn và doanh nghiệp không lường hết những khó khăn và phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, điều có thể tránh nếu có khảo sát kỹ lưỡng ngay từ đầu