NHỮNG THÁCH THỨC ĐỐI VỚI CÁC HIỆP HỘI

Sự tồn tại của nhiều hiệp hội đang đứng trước một thử thách cơ bản và sống còn: nó có xứng đáng tồn tại không, hay chỉ là hữu danh vô thực.

Đặt vấn đề

Tình trạng hoạt động nghèo nàn, kinh phí èo uột đã đẩy nhiều hiệp hội vào tình trạng đìu hiu. Hội viên xa rời hiệp hội vì không thu được lợi ích gì. Lãnh đạo hiệp hội thì lúng túng và bất lực trong việc tập hợp đội ngũ, chỉ lay hoay sinh hoạt được với một số hội viên thân hữu. Trước xã hội, hình ảnh hiệp hội mờ nhạt, không có tiếng nói có trọng lượng, càng làm cho hội viên chán nản và mất lòng tin vào hiệp hội.

Tiếng là tập hợp nhau lại để cùng phát triển, nhưng thực trạng hiện nay giữa các hội viên lại đang cạnh tranh và nghi kỵ lẫn nhau; muốn hợp tác tìm kiếm cơ hội kinh doanh thì lại sợ rằng cơ hội kinh doanh chỉ rơi vào tay những người có thế lực (mà thực tế đã diễn ra như vậy), muốn có một chỗ để nêu lên các kiến nghị với nhà nước thì lại có quá nhiều bất đồng giữa các nhóm hội viên khác nhau và kết quả là các vị chức sắc chỉ kiến nghị những gì có lợi cho các vị.

Chiến lược

Như vậy tồn tại hay không tồn tại phải xuất phát từ việc xác định cho rõ vai trò và nhiệm vụ của hiệp hội. Vai trò này không thể xác định một cách công thức, hình thức, mà phải hướng đến những nhu cầu cụ thể của các hội viên và bối cảnh hoạt động của từng hiệp hội. Mỗi hiệp hội cần có một chiến lược cụ thể, trong đó, xác định rõ vai trò của mình đối với hội viên, đối với xã hội, xác định những giá trị mà mình sẽ mang lại cho hội viên, cho những nhà quản lý và lãnh đạo hiệp hội và cho xã hội; xác định những công việc và hoạt động chính yếu mà mình sẽ thực hiện để tạo ra các giá trị đó. Chiến lược này là cơ sở để thu hút và tập hợp hội viên, và đánh giá giá trị và chất lượng hoạt động của hiệp hội.

Phương thức hoạt động

Việc đổi mới phương thức hoạt động của hiệp hội cũng là một vấn đề cơ bản

Các hoạt động của hiệp hội là vì hội viên, cho hội viên và phải do các hội viên làm chủ.

Căn cứ trên chiến lược, đưa ra kế hoạch và chỉ tiêu hoạt động hằng năm cho hiệp hội. Các công việc của hiệp hội sẽ bao gồm 2 loại:

  • công việc sự nghiệp của hiệp hội: vận động chính sách, xây dựng hình ảnh chung, đối ngoại…
  • công việc dịch vụ: huấn luyện, đào tạo, hội chợ triển lãm, event, nghiên cứu thị trường…

Việc sự nghiệp được thực hiện chung cho cộng đồng hội viên, việc dịch vụ thực hiện theo hợp đồng cho từng hội viên có nhu cầu và có thu phí của người sử dụng. Công việc dịch vụ không chỉ nhắm tới các hội viên, mà có thể kinh doanh với cả các đối tượng ngoài hiệp hội.

Trên cả 2 loại công việc này phải thực hiện với trình độ chuyên nghiệp và chất lượng cao. Do vậy, cần cân nhắc, cái gì bên ngoài làm được và làm tốt hơn, thì hiệp hội nên đứng ra làm cầu nối cho hội viên đi thuê dịch vụ, cái nào hiệp hội làm tốt hơn thì mới nên làm.

Tuy nhiên, các hội viên không thể thực hiện các hoạt động của hiệp hội một cách thành công vì:

  • họ không có thời gian
  • họ không có động lực thật sự mạnh mẽ và độc quyền đối với từng hoạt động
  • họ không đủ chuyên môn để thực hiện các hoạt động

Do vậy, hoạt động của một hiệp hội phải do một đội ngũ chuyên nghiệp thực hiện

Tổ chức

Tổ chức của hiệp hội có thể hình dung như của một công ty với các vai trò như sau:

  • các cổ đông: là các hội viên
  • hội đồng quản trị: BCH hiệp hội
  • ban giám đốc: một số UVBHC đóng vai trò chuyên trách, báo cáo cho BCH hiệp hội
  • giám đốc điều hành: chánh văn phòng hiệp hội, chịu trách nhiệm hoạch định và điều phối mọi hoạt động hằng ngày của hiệp hội, chịu sự giám sát và báo cáo cho các UV thường trực của BCH. Chánh VP có thể không phải là Hội viên của hiệp hội, được trả lương
  • các nhân viên: những người có trình độ chuyên nghiệp trong từng lĩnh vực hoạt động, từng công việc của hiệp hội. Đây là những người được tuyển dụng theo hợp đồng, được trả lương

Cơ chế hoạt động:

  1. Nhân sự:

Chiến lược của Hiệp hội do Đại hội các hội viên thông qua. Đại hội cũng bầu BCH, BKS

BCH cử ra một số UV trong ban chuyên trách

Ban chuyên trách tuyển dụng chánh VP và các nhân viên VP (có thể ủy quyền cho chánh VP tuyển dụng thay). Mức lương cho chánh VP và nhân viên có thể được xây dựng thành chính sách và thỏa thuận với từng người. Trên nguyên tắc, mức lương này phải đủ hấp dẫn để thu hút được những người có năng lực mà hiệp hội cần.

Các chức danh cho nhân viên, số lượng nhân viên tùy thuộc vào các mảng hoạt động mà chiến lược đã vạch ra và kế hoạch hoạt động từng thời kỳ của hiệp hội.

  1. Kế hoạch và ngân sách

Căn cứ trên chiến lược, BCH đưa ra kế hoạch và chỉ tiêu hoạt động hằng năm cho VP.

Chánh VP và các nhân viên xây dựng kế hoạch chi tiết và ngân sách hoạt động để thực hiện các chỉ tiêu mà BCH giao.

Ngân sách của hiệp hội được trang trải như sau:

  • kinh phí cho việc thực hiện công việc sự nghiệp được lấy từ ngân sách chung của hội.
  • kinh phí cho thực hiện công việc dịch vụ được trang trải từ doanh thu của dịch vụ đó.

Văn phòng phải nỗ lực trong thực hiện dịch vụ để có doanh thu, không chỉ bù đắp cho chi phí thực hiện dịch vụ, mà còn dành một phần để nâng cao thu nhập cho nhân viên và phát triển các hoạt động khác của hiệp hội. Kinh phí cho công việc sự nghiệp một phần lấy từ hội phí, phần khác, Hội cần có chính sách vận động tài trợ trong hội viên và tranh thủ các nguồn tài trợ khác.

Văn phòng hội là đơn vị quản lý ngân sách. Riêng quĩ hoạt động sự nghiệp và các khoản tài trợ sẽ do BCH quản lý riêng.

Cần có hệ thống kế toán rõ ràng, thực hiện kiểm toán và công khai tài chính theo định kỳ.